Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

L’assistant(e) administratif(ve) (H/F) accompagne le/la Directeur(trice) Général(e) des Services afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec lui/elle, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant des activités visant à l’organisation des activités de la Direction.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou
contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique)

Missions / conditions d'exercice

Gestion des Logiciels ATAL et e-ATAL
• Mise à jour de la base de données
• Mise en place des plannings de formations et assurer le SAV utilisateur-métier
• Accompagner les services dans leur gestion et déploiement de solutions ATAL
• Paramétrages divers et gestions des comptes utilisateurs

Accueil et agenda
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous
• Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
• Relever et transmettre les messages
• Organiser et gérer l’agenda (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)
• Préparer, contrôler et suivre les dossiers en cours

Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation
• Réceptionner et trier le courrier pour présenter les informations essentielles.
• Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir.
• Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction et les chargés de missions (courriers, notes, documents pour diffusion)
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
• Rendre compte de l’avancement de son travail
• Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
• Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
• Alimenter et actualiser les tableaux de bord
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne/externe
• Gestion, vérification et mise à la signature des parapheurs

Traitement et suivi des dossiers spécifiques
• Solliciter les documents et fonds de dossiers pour la préparation des dossiers de réunions
• Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
• Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité de la direction et des services

Profils recherchés

• Niveau Bac ou Bac + 2 exigé
• Expérience dans le domaine de compétence
• Compétences rédactionnelles et informatiques (bureautique, multimédia, internet)
• Permis B