Assistant administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Le département Projets de Surface zone 2 est l'un des départements composant la Direction des Infrastructures. Le département Projets de surface zone 2 a en charge le pilotage, la maîtrise d’ouvrage des études jusqu’à la déclaration d’utilité publique et dans certains cas la maîtrise d’ouvrage jusqu’à la mise en service, des projets de développement en mode tramway, tram-train, BHNS, câble et autres infrastructures de transports en commun linéaires de surface sur les départements franciliens définis. Le département Projets de surface zone 2 a également en charge le pilotage et le cas échéant la maîtrise d’ouvrage de projet de centre de remisage et d’entretien pour les réseaux de bus d’Ile-de-France.

Ses missions consistent plus particulièrement à :

Coordonner, et suivant les cas, piloter dans le respect du programme les projets d’investissements dans les infrastructures de transports
Etre garant de la conformité des projets d’un point de vue juridique, sécuritaire, environnemental et urbanistique
Définir les projets sur le plan technique et de suivre les études correspondantes
Définir le mode de financement et dialoguer avec les co-financeurs potentiels
Préparer les phases de concertation et d’enquête publique des projets
Piloter les projets (programme, calendrier, coûts) en phase de réalisation
Suivre les projets pour le compte des financeurs (Etat, RIF, CG…) par l’intermédiaire des Comités de Suivi des Conventions de Financement (CSCF), préparer les comptes-rendus des Comités Techniques, Comités de Pilotage, Commissions de Suivi
Accompagner les projets dans leurs phases décisionnelles : présentation des dossiers au conseil d’Ile-de-France Mobilités notamment

Missions / conditions d'exercice

L’Assistant-e manager recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’organisation du travail du manager et de son équipe. A ce titre, il-elle assure la bonne coordination des sollicitations internes ou externes dont l’accueil téléphonique et la prise en charge des lignes en cas d’absence de membres du service

le courrier du département :

affecter le courrier sous un logiciel dédié
réaliser des tableaux de bord d’avancée de réponse au courrier
veiller à la bonne application des procédures de gestion du courrier fixées par IDFM
distribuer le courrier au sein des deux équipes
diffuser des courriers types et élaborer des listes de diffusion dans le cadre de procédures de notifications

les agendas :

gestion de l'agenda du chef de département ; gestion de l’agenda des chargés de projets
organisation des réunions avec les partenaires externes pour l’ensemble des agents

la gestion des procédures :

mise en circuit des documents et informations utiles à l’équipe (parapheurs…)
coordination des remontées des documents au Cabinet IDFM pour la bonne préparation des dossiers à soumettre au Conseil
impressions des documents à la préparation du Conseil

Suivi administratif :

archivage et numérisation des dossiers Conseil ou autres dossiers importants en fin de procédure
l’approvisionnement en fournitures de bureau en lien avec les services logistique et informatique ;
l’assistance aux chargés de projet sur la gestion administrative de certains dossiers
l’intérim des assistantes d’autres départements durant leurs congés conformément à l’organisation des secrétariats de la Direction
Le-la titulaire du poste sera également le responsable de l’archivage électronique du département si nécessaire.

Missions propres au département :

Suivi du secrétariat des Commissions de Règlement Amiable d’une ou plusieurs opérations en lien avec les chargés de projet. Échanges avec l’expert-comptable missionné par le Département et les commerçants pour la complétude des dossiers, puis l’organisation de la commission, et la mise au point des documents écrits (PV de CRA, convention d’indemnisation, mises à jour éventuelles du règlement intérieur,…).

Profils recherchés

Connaissances mobilisées :

Techniques de secrétariat,
Bonne connaissance des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
Bonne connaissance des procédures administratives,
Connaissance de l’environnement public,
Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
Classement et archivage,
Connaissance des interlocuteurs internes et externes,
Notions d’organisation et de gestion du temps.

Compétences requises :

Organiser, gérer, anticiper,
Évaluer des informations,
Communiquer à l’oral et à l’écrit,
S’adapter au changement,
Faire preuve de fiabilité,
Rendre compte,
Faire preuve de réactivité,
Garantir la confidentialité,
Travailler en réseau.

Expérience attendue :

Expérience sur des fonctions d’assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public. Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.