Assistant(e) de Direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Il/elle concourt principalement à assister le Directeur et le Chef de Cabinet dans la gestion administrative. Il/elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Cabinet.

Missions / conditions d'exercice

Activités :

• Accueil téléphonique et physique
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels métiers de la collectivité
• Gestion des congés du personnel du Cabinet
• Gestion de l’agenda et préparation des déplacements
• Gère et suit l’activité des équipes (déclaration des heures, suit le planning des activités)
• Divers travaux de bureautique
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Gestion des commandes des équipements des agents et des fournitures de bureau de la régie technique
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Profils recherchés

Profil requis :

• Connaissance du fonctionnement et des enjeux des collectivités territoriales
• Techniques de secrétariat
• Logiciels bureautiques
• Capacité d’accueil, d’écoute
• Capacités d’adaptation
• Capacité à gérer des situations conflictuelles
• Sens relationnel et aptitude au travail en équipe
• Discrétion,
• Rigueur et sens de l’organisation
• Aptitudes rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil bureautique