Secrétaire technique et polyvalente

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. C

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Contrat de droit privé (CDI) - Service public industriel et commercial )
Le contrat proposé est de obligatoirement de droit privé car il est exercé dans le cadre d'une régie constituée pour l'exploitation directe d'un service public industriel et commercial (par exemple gestion des réseaux d'eau et d'assainissement).

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Rattachement hiérarchique : Directeur du service Eau et Assainissement (secrétariat technique) et Directeur Général des Services (accueil et secrétariat général)
Cadre d’emploi : Adjoint administratif territoriaux (catégorie C)
Poste à temps complet (35h) réparti à raison de 60% secrétariat technique eau et assainissement / 40% accueil de la collectivité et secrétariat général (remplacement)

L'agent assure, à titre principal, le secrétariat technique et administratif du service Eau et Assainissement de la collectivité : accueil et renseignement des usagers et abonnés, gestion des dossiers techniques et réglementaires, secrétariat courant du service.

Il/elle assure, à titre secondaire, le remplacement de l'agent en charge de l'accueil de la collectivité pendant ses congés, absences et temps de formation, ainsi que ses missions de secrétariat général. À ce titre, il/elle porte toute l'attention qui doit se dégager de l'établissement public vis-à-vis des usagers, qu'il s'agisse de l'accueil physique ou téléphonique.

Missions / conditions d'exercice

I /Secrétariat technique Eau et Assainissement
Accueil et renseignement des usagers des services Eau et Assainissement
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers du service assainissement collectif, de l'assainissement non collectif (ANC) et du service eau potable
• Orienter les demandes vers les services compétents (technique, comptabilité, administratif) et prioriser les urgences
• Assurer la gestion des réclamations : réception des courriers, apport d'une réponse adaptée, lien avec les techniciens
• Mettre à jour et faire évoluer les tableaux de bord et indicateurs du service
• Apporter un appui administratif aux responsables de service
• Trier, classer et archiver les documents techniques et administratifs du service
• Réaliser des courriers simples pour les tâches basiques du secrétariat, en cas d'absence des autres secrétaires
Gestion des rendez-vous et suivi des contrôles
• Prendre rendez-vous et effectuer des relances téléphoniques auprès des abonné(e)s pour :
- les contrôles de branchement avant travaux
- les contrôles d'assainissement non collectif (ANC)
- les contrôles de bâtiments neufs
• Assurer le suivi de ces rendez-vous, en coordination avec le planning des agents de réseau
Gestion administrative et financière liée à l'assainissement
• Suivre, relancer et gérer les dossiers de Participation pour le Financement de l'Assainissement Collectif (PFAC) et de Participation aux Frais de Branchement (PFB)
• Assurer le lien avec le service comptabilité pour le lancement des titres de recettes correspondants
• Rédiger, transmettre et classer les avis techniques « urbanisme » liés à l'eau et à l'assainissement, en lien avec les demandes de certificat d'urbanisme (CU) et de permis de construire (PC)
• Répondre aux pétitionnaires, aux communes et aux services de l'État sur ces sujets
Volet eau potable
• Assurer le suivi et l'affichage légal des analyses de l'Agence Régionale de Santé (ARS)
• Assurer le suivi et la réponse aux déclarations transmises dans le cadre de la réglementation anti-endommagement des réseaux : DT (déclaration de projet de travaux, établie par le maître d'ouvrage) et DICT (déclaration d'intention de commencement de travaux, établie par l'exécutant des travaux)
• Assurer le suivi et la réponse aux demandes d'urbanisme liées à l'eau potable
• Assurer la réception, l'envoi et l'archivage du courrier du service

II/ Secrétariat général et remplacement de l'agent d'accueil
En complément du secrétariat technique, et notamment pendant les congés, repos hebdomadaire, absences ou temps de formation de l'agent titulaire du poste d'accueil, l'agent devra, après formation sur site :
• Orienter avec précision les usagers et les prestataires se présentant à l'accueil de la collectivité
• Gérer les appels téléphoniques et le standard téléphonique
• Gérer le courrier : affranchissement, distribution, dispatching des courriers et des mails
• Gérer les salles de réunion et les plannings partagés ; contribuer aux demandes des élus et de la direction pour l'accueil du public
• Assurer le secrétariat des réunions des instances de la collectivité (Commissions, Bureau, Conseil communautaire) : convocations, délibérations, décisions, comptes rendus
• Assurer le lien avec la Sous-Préfecture pour le contrôle de légalité
• Gérer l'état des stocks de fournitures administratives
• Apporter un appui ponctuel pour le suivi des bâtiments de la collectivité : contrôles périodiques, suivi des travaux d'entretien
• Apporter un appui ponctuel au service scolaire : gestion des dérogations, commandes de mobilier et de fournitures scolaires
• Réaliser des travaux courants de secrétariat général : préparation de dossiers, mailing, rédaction de notes et de courriers, mise à jour de tableaux de bord, organisation d'évènements internes et externes

Profils recherchés

• Sens du service public ; comportement bientraitant et respectueux avec les usagers
• Bonne capacité d'expression orale et écrite (rédaction de courriers, comptes rendus, notes)
• Capacité à organiser son travail selon les priorités ; rigueur dans le suivi et le classement des dossiers
• Connaissance de l'environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissances administratives de base dans le domaine de l'eau et de l'assainissement, ou capacité et volonté à se former sur ces sujets
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, messagerie) et capacité à s'adapter aux logiciels métiers
• Aptitude au travail en équipe et capacité d'adaptation
• Capacité d'écoute et diplomatie face aux abonnés et usagers
• Disponibilité, notamment pour assurer le remplacement de l'agent d'accueil
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité