Secrétaire polyvalente des services techniques et de la mairie

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Assure des missions polyvalentes associant accueil, secrétariat et suivi des activités administratives et financières, en lien avec les différents interlocuteurs internes et externes du service

Missions / conditions d'exercice

Accueil et gestion administrative des ST

• Accueillir, renseigner et orienter les usagers et les interlocuteurs de la Direction des Services Techniques.
• Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du standard.
• Gérer la messagerie de la direction.
• Assurer le suivi et la diffusion du courrier entrant et sortant.
• Organiser les agendas, les réunions et les réservations de salles.
• Participer à la rédaction de courriers, notes, comptes rendus et tableaux de bord.
• Gérer les arrêtés de la direction.
• Assurer le classement papier et numérique des documents.
• Gérer les demandes d'intervention via le logiciel métier.

Gestion comptable :

• Élaborer les bons de commande et assurer leur suivi.
• Contrôler les imputations et la conformité des demandes.
• Vérifier les factures et assurer leur traitement.
• Participer au suivi de l'exécution financière des marchés publics.
• Réaliser des tableaux de suivi comptable et des outils de pilotage

Accueil et gestion administrative de la mairie :
• Accueil physique et téléphonique des administrés et des représentants des services
• Orientation du public vers les services ou organismes compétents
• Gestion de relations avec l’école : inscriptions scolaires, cantine scolaire, transports scolaires
• Secrétariat et assistance administrative tous secteurs
• Etat civil : établissement des actes d’état civil, tenue des registres d’état civil, mariages, décès, gestion des cartes d’identité, attestation, etc …
• Assistance aux élections
• Gestion des clés des salles communales
• Gestion des archives de la commune, classement, étiquetage.

Profils recherchés

Qualités relationnelles:
• Capacité d’autonomie
• Discrétion professionnelle et confidentialité, devoir de réserves
• Qualités rédactionnelles et relationnelles
• Rigueur

Formations:
• Formation de niveau Bac en comptabilité, gestion ou secrétariat.
• Expérience souhaitée de trois ans minimums sur un poste similaire.
• Connaissance de la comptabilité publique et des marchés publics.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Relations fonctionnelles:
• Relations permanentes avec le public
• Relations avec les services de la commune
• Relations avec les élus
• Relations avec les entreprises, les services de l’Etat et les partenaires institutionnels