Responsable administratif et de scolarité - Ecole de Sage Femme - (F/H)

L'ÉTABLISSEMENT :
Les sites de formation en maïeutique de Lyon Sud et de Bourg-en-Bresse portent une même mission : former les futures sages-femmes, au plus près des besoins des étudiantes et étudiants, des équipes pédagogiques, des terrains de stage et des partenaires universitaires et hospitaliers.
La formation entre dans une phase décisive : harmonisation des pratiques, intégration universitaire, construction d'une scolarité commune et préparation de la création de la Faculté de maïeutique au 1er septembre 2027.
L'équipe est à taille humaine : environ une vingtaine d'enseignantes et enseignants et quatre gestionnaires de scolarité répartis sur les deux sites. Le poste offre un rôle de proximité, de structuration et d'accompagnement des équipes.
Le site de Bourg-en-Bresse est un site historique de formation en maïeutique, engagé dans une étape structurante de son intégration universitaire. Le poste a vocation à sécuriser la proximité administrative du site tout en participant à la construction de règles communes avec Lyon Sud.
LE POSTE :
La ou le responsable administratif et de scolarité sécurise le fonctionnement administratif et la scolarité du site. La fonction combine une responsabilité de proximité, une coordination fonctionnelle des gestionnaires de scolarité et une contribution active à l'harmonisation intersites.
Le poste est administratif et de scolarité. Les décisions pédagogiques relèvent des responsables de formation, des responsables d'UE et de la direction. La personne recrutée organise, fiabilise, trace et met en uvre les décisions dans le cadre fixé.
Relations fonctionnelles principales
Direction / doyen de la formation en maïeutique.
Responsables de formation de Lyon Sud et de Bourg-en-Bresse.
Responsables d'UE, enseignantes et enseignants.
Gestionnaires de scolarité du site et de l'autre site.
Services universitaires, services hospitaliers, partenaires de stage et intervenants externes.
Responsabilité confiée
Coordonner le fonctionnement administratif du site.
Garantir la fiabilité des procédures de scolarité.
Préparer les dossiers, échéances, arbitrages et supports d'instances.
Contribuer à une méthode commune entre les deux sites.
Alerter la direction sur les points sensibles ou les risques de rupture de continuité.
Principales missions confiées
Scolarité, examens et jurys
Organiser les calendriers de scolarité, d'examens et de jurys, en lien avec les responsables de formation.
Superviser les inscriptions pédagogiques, la saisie et le contrôle des données dans Apogée ou les outils équivalents.
Sécuriser la production, la conformité, la diffusion et l'archivage des PV de jury, relevés de notes, résultats et diplômes.
Coordonner les convocations, relances, affichages et communications officielles aux étudiantes et étudiants.
Administration de site
Piloter le guichet administratif de proximité et organiser la réponse aux sollicitations courantes.
Suivre les sujets RH administratifs de proximité : continuité de service, absences, congés, outils locaux de type Chronos ou Agiltime.
Instruire les achats, commandes, crédits et investissements pédagogiques dans le respect des règles communes et des circuits du site.
Préparer les conventions d'intervenants externes, dossiers de financement, partenariats et éléments liés à la taxe d'apprentissage.
Procédures, qualité et instances
Préparer les supports et le suivi administratif des instances : CODIR, commissions maïeutique, conseils de perfectionnement et conseils intercycles.
Contribuer à la rédaction, la mise à jour et l'application des procédures communes : charte d'examen, règlement des études, règlement intérieur, circuits de validation.
Participer aux enquêtes annuelles et remontées institutionnelles : DGSIP, ONDPS, ARS, CNEMA, DREES, ou autres enquêtes applicables.
Contribuer aux dossiers de certification, d'accréditation et de conformité documentaire.
Admissions et parcours étudiants
Instruire les dossiers administratifs liés aux admissions PASS/LAS, passerelles, inscriptions administratives et capacités d'accueil.
Préparer les éléments nécessaires aux décisions relatives aux recours et situations sensibles.
Sécuriser le volet administratif des contrats pédagogiques, redoublements, anticipations ou adaptations de parcours.
Articuler le suivi administratif avec les responsables de formation et les référentes ou référents pédagogiques.
Transformation universitaire et intersites
Participer à la construction progressive d'une scolarité commune entre Lyon Sud et Bourg-en-Bresse.
Contribuer au projet d'intégration universitaire et à la préparation de la Faculté de maïeutique au 1er septembre 2027.
Accompagner le déploiement des outils administratifs, SI, GLPI, tableaux de bord et procédures partagées.
Participer à la mutualisation avec le futur pôle santé-sport-humanités lorsque les circuits seront stabilisés.
En complément de la responsabilité du site, un portefeuille transversal pourra être confié après recrutement, en fonction des compétences des deux RSA et de l'organisation retenue. Ce portefeuille vise à produire une méthode commune, sans créer de hiérarchie entre les sites.
Apogée, doubles maquettes, saisie et contrôle des M3C, PV de jury, résultats et diplomation.
Budget, achats, conventions, taxe d'apprentissage, financements et partenariats.
Procédures intersites, qualité administrative, règlement intérieur, charte d'examen et conformité documentaire.
Admissions, passerelles, PASS/LAS, enquêtes annuelles, dossiers de certification ou d'accréditation.
Scolarité commune avec le pôle santé-sport-humanités et mutualisation progressive des procédures.
PROFIL RECHERCHÉ :
Expérience et formation
Expérience confirmée en scolarité, administration de formation, enseignement supérieur, établissement de santé ou service administratif complexe.
Expérience de coordination fonctionnelle, d'organisation de processus ou d'accompagnement d'équipe appréciée.
Connaissance de l'environnement universitaire, hospitalier ou des formations en santé appréciées.
Compétences techniques
Bonne compréhension des procédures de scolarité, examens, jurys, M3C, inscriptions pédagogiques, résultats et diplomation.
Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide d'Apogée et des outils de scolarité.
Aisance avec les outils bureautiques, tableaux de suivi, espaces partagés et outils de tickets ou de support.
Capacité à formaliser des procédures simples, sécuriser les échéances et produire des documents fiables pour les instances.
Qualités attendues
Rigueur, sens de l'organisation et capacité à tenir un cadre dans la durée.
Leadership opérationnel : capacité à coordonner, prioriser, faire adhérer et réguler avec tact.
Sens du service rendu aux étudiantes et étudiants, aux équipes pédagogiques et aux partenaires.
Capacité à travailler dans un environnement en transformation, avec des interlocuteurs nombreux et des contraintes différentes selon les sites.
Discrétion, fiabilité et respect strict de la confidentialité des données sensibles.
Esprit d'équipe, diplomatie et capacité à transformer des pratiques sans fragiliser les collectifs.
Lieu principal du poste
Site de formation en maïeutique de Bourg-en-Bresse.
Déplacements ponctuels à Lyon Sud et auprès des partenaires universitaires ou hospitaliers.
Temps de travail : Temps plein.
Télétravail ponctuel possible selon les nécessités de service
Rémunération
Selon statut, grille applicable et expérience. À confirmer par les services RH.
Prise de poste
Dès que possible
Modalités d'accès du poste : CDD, mutation, Mise à disposition de l'Université possible