Assistant de direction COMEX H/F

Nous recherchons pour l'un de nos clients, un acteur majeur du secteur de la location de matériel et d'équipement de chantier, un(e) Assistant(e) de Direction basé(e) à Villeneuve d'Ascq, pour le Comité Exécutif (COMEX) du Groupe,.

Démarrage : ASAP

Contrat : CDI, Agent de maîtrise

Localisation : Villeneuve d'Ascq

Objectif du poste :

Notre client, présent dans 8 pays, et fort de plus de 6 000 collaborateurs, poursuit son développement international par acquisitions et intégrations, avec un fort enjeu de coordination et d’harmonisation entre les pays.

Ce poste, nouvellement créé, place l’Assistant(e) de Direction au cœur de la gouvernance du Groupe : vous jouez un rôle de tour de contrôle et de facilitateur pour les dirigeants du groupe, en assurant une coordination fluide entre le siège et les filiales.

Rattaché(e) à la Direction Générale Groupe et sous la direction de la DRH du groupe, vous êtes en liaison permanente avec les directions pays (notamment les Managing Directors et les Codir pays) ainsi qu’avec les services support.

Missions principales

Organisation et coordination du COMEX

• Vous gérez les agendas complexes des membres du COMEX et arbitrez les priorités, en tenant compte des fuseaux horaires et de la multiplicité des interlocuteurs.

• Vous préparez et coordonnez les réunions du COMEX Groupe ainsi que les comités pays (France, Espagne, Italie, Allemagne, Pologne, Portugal, Danemark, Irlande…), en veillant à ce que chacun dispose des bonnes informations au bon moment.

• Vous êtes le point de repère, la tour de contrôle d’une équipe dirigeante en déplacement permanent, garantissant une bonne information et une cohérence d’action, où qu’elle se trouve.

Coordination entre le siège et les pays

• Vous centralisez et mettez en forme les indicateurs et rapports d’activité transmis par les huit pays du groupe avant chaque comité.

• Vous identifiez les bons interlocuteurs dans chaque filiale, relancez si nécessaire, et harmonisez la présentation des données pour faciliter la prise de décision.

• Vous êtes l’interlocuteur(trice) de référence des directions pays au siège, et veillez à la bonne circulation de la culture et des décisions du Groupe.

Logistique des déplacements internationaux

• Vous organisez les déplacements des membres du COMEX dans les filiales européennes : itinéraires, réservations, gestion des imprévus.

• Vous coordonnez les plannings de déplacement pour optimiser le temps passé sur place et éviter de solliciter un même pays sur plusieurs sujets en même temps.

• Vous accueillez au siège les visiteurs venus des filiales (réunions budgétaires, visites benchmark…) ainsi que les nouveaux arrivants en cours d’intégration.

• Vous organisez les grands rendez-vous du Groupe : séminaires annuels du COMEX, conventions internationales, visites de sites, rencontres entre pays (LIM, DIM, synergies fonctionnelles…).

• Vous êtes vous-mêmes amené(e) à vous déplacer dans ces pays (fréquence : une fois/mois).

Suivi budgétaire et supports de pilotage

• Vous suivez et contrôlez les notes de frais multidevises, les factures et les budgets de fonctionnement de la direction.

• Vous concevez des supports de présentation clairs pour le COMEX et le Conseil d’Administration.

• Vous organisez les séjours d’intégration des nouveaux membres des comités de direction pays : plannings coordonnés avec les directions fonctionnelles, logistique d’arrivée, organigrammes et bonne information des équipes rencontrées.

Communication interne et externe

• Vous rédigez notes, comptes-rendus, annonces de nomination et contenus intranet, et veillez à la bonne circulation de l’information en interne.

• Vous mettez à jour les supports de présentation du Groupe destinés aux clients internationaux, partenaires, fournisseurs et cibles de croissance externe (M&A).

• Vous tenez à jour les organigrammes pays , pour une collaboration plus fluide entre les équipes.

✅ Compétences requises

• Diplômé(e) d’un Bac+3 ou d’un BTS en assistanat de gestion, RH ou filière administrative.

• Anglais courant à l’écrit comme à l’oral ( niveau C1 indispensable).

• Une expérience confirmée de l’assistanat de direction, idéalement acquise auprès d’instances dirigeantes (COMEX, CODIR) ou dans un environnement international multi-pays.

• Vous maîtrisez le Pack Office et portez un intérêt réel aux outils d’IA appliqués à la productivité.

• Une plume sûre et une orthographe irréprochable , pour transformer une masse d’informations en supports clairs (présentation, compte-rendu ou note interne).

• À l’aise au téléphone comme en réunion, vous gérez votre temps et vos priorités avec méthode, même lorsque les sollicitations arrivent de plusieurs pays à la fois.

Profil recherché

Vous gardez le cap face aux imprévus et aux priorités qui évoluent au fil de la journée, en anticipant plutôt qu’en réagissant.

Votre discrétion est totale : vous évoluez au contact d’informations sensibles et savez où s’arrête la confidence.

Votre sens du service et votre aisance relationnelle vous permettent de collaborer avec des interlocuteurs variés (dirigeants, équipes pays, prestataires) dans un contexte international exigeant.

Modalités

• Contrat : Agent de maîtrise, CDI, 39h/semaine (6 jours de RCR/an).

• Lieu : Villeneuve d'Ascq, La Pilaterie

• Rémunération : 35K annuel + prime trimestrielle.

• Ticket-restaurant 9€/jour.

• Participation et intéressement

• Fréquence des déplacements : environ une fois par mois, en Europe.

Processus de recrutement

• Deux échanges avec Will RH, un premier échange téléphonique et un entretien visio

• Entretien avec le responsable des Ressources Humaines

• Entretien avec la DRH Groupe

• Entretien final avec le Directeur Général. 

• Validation !

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Chez Will, nous avons à cœur de bien connaître nos candidats, de leurs entretiens avec nos collaborateurs jusqu'au suivi de leur bonne intégration chez nos entreprises clientes.

Notre mission : Créer les bonnes connexions entre profils motivés et entreprises bienveillantes.

La communauté Will, ouverte à tous ceux qui aiment le travail bien fait.

Ref : WILLIND