Agent administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

L’agent administratif recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il/elle suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences et peut-être amené(e) a assisté un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il/elle est chargé(e) du secrétariat, de la gestion du standard et de l’exécution des tâches administratives.

Missions / conditions d'exercice

Divers travaux de secrétariat :
• Rédiger les courriers et les actes administratifs du service
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Réceptionner, enregistrer les courriers arrivés en interne et les courriers départs
• Classer les divers courriers arrivés et départs par ordre analogique
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
• Faxer et scanner divers documents, courriers
• Enregistrer ou saisir des données informatiques
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Suivi et traitement des dossiers administratifs :
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif
• Suivre, gérer et mettre en forme les dossiers administratifs
• Préparer les documents de suivi des décisions administratives

Mission diverses :
• Accueil physique et téléphonique du public
• Réception, traitement et diffusion de l’information liée au service
• Suivi administratif et financier (vérification des factures et tonnages des prestataires de collecte)

Profils recherchés

SAVOIRS
- Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc)
- Techniques de classement des documents
- Maîtrise des outils et logiciels bureautiques
- Procédures administratives
- Techniques de recherche documentaire
- Capacité rédactionnelle
- Capacités d'accueil, sens du service public
- Techniques et outils de communication

SAVOIR-ETRE :
- Aisance relationnelle
- Rigueur et organisation
- Discrétion
- Sens du service public

CONNAISSANCES :
- Environnement territorial