ASSISTANT DE DIRECTION - REF 101218- F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

ASSISTANT DE DIRECTION - REF 101218- F/H

Missions / conditions d'exercice

Missions
Partie prenante du fonctionnement de l'équipe de direction, améliorer l'efficacité de l'action des membres de l'équipe de direction. Travailler en transversalité avec le Pôle Administratif et Financier qui assure notamment les missions de gestion administrative du personnel et de gestion du courrier.
- Gérer l'agenda des membres de l'équipe de direction, du directeur et des deux responsables de pôle
- Organiser les réunions demandées et assurer le suivi des réunions régulières
- Préparer les déplacements de l'équipe

- Gérer des réunions spécifiques
- Organiser des événements
- Assurer le suivi des réunions avec rédaction des comptes rendus
- Suivre et participer aux points direction

- Effectuer des tâches de secrétariat
- Gérer les appels entrants et sortants
- Rédiger des courriers et relire les courriers du service

- Assurer la coordination des fonctions administratives de la Direction
- Lien avec le personnel et les fonctions administratives des services, coordination
- Etablir et suivre les documents concernant la Direction

- Assurer le suivi des documents organisationnels et récurrents inhérents au fonctionnement de la Direction (suivi de projets, rapports d'activité, tableaux de bord stratégiques)

- Pilotage des comités de Direction et gestion des relations avec la communication interne pour les sujets d'actualité
Lieu, jours et horaires de travail
Immeuble Joliot Curie, 442 rue Irène Joliot Curie - Le Havre
Temps complet - 36 heures hebdomadaires du lundi au vendredi + RTT

Profils recherchés

Compétences requises

- Connaissance du fonctionnement des collectivités et des directions complexes
- Connaissance des logiciels de bureautique (dont One Note)
- Connaissances en management de projets transverses
- Réalisation du suivi des documents de travail complexes (tableaux de bord, rapports d'activité...)
- Organisation de l'archivage des données (dématérialisation)
- Organisation d'événements et de réunions complexes et capacité à mobiliser les ressources internes
- Parfaite expression écrite et orale
- Méthodique et prévisionniste
- Rigoureux
- Prise d'initiatives et force de proposition
- Sens du service public