ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La communauté de communes de Vallons de Haute Bretagne communauté (45 000 habitants) dont le siège se situe à Guichen, à 19 km au sud-ouest de Rennes, recrute, en remplacement, un assistant de direction (H/F), sur une durée d'un mois (possiblement renouvelable).

Sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous assisterez, apporterez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information d’accueil, et de suivi de dossiers auprès de la Direction Générale.

Missions / conditions d'exercice

* Assistance au Directeur Général des Services et aux élus :

• Organisation de la vie professionnelle du Directeur Général des Services :

- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités
- Organiser les déplacements du directeur
- Gestion des courriers électroniques, téléphoniques et physiques du directeur
- Préparer, planifier et réaliser les comptes rendus avec le DGS toute réunion le concernant : les comités de directions, conférence des maires, Bureaux communautaires, réunions des DGS etc…

• Organisation et gestion des assemblées délibérantes :
- Préparer l’organisation des assemblées (Conseils et Bureaux), le calendrier de préparation, la mise en forme de la note de synthèse et l’envoi de la convocation, en lien avec les services
- Préparer les délibérations directement liées avec la Direction Générale des services, en lien avec la responsable du pôle administratif et les services
- Vérifier les comptes rendus des assemblées et modifier les délibérations pour envoi au contrôle de légalité
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers

• Appui au Président :
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités

* Encadrement du service accueil :

- Coordonner l’organisation de l’accueil et assurer les remplacements de l’agent d’accueil en cas d’absence

*Assistance ponctuelle pour le service RH possible (missions de secrétariat dans le cadre des élections professionnelles)

Profils recherchés

• Savoirs généraux :
- Culture générale des collectivités territoriales souhaitée
- Techniques de secrétariat
- Maitrise des logiciels word et excel

• Savoir être :
- Autonomie et travail en équipe
- Capacité de rigueur et d’organisation
- Capacité d’adaptation
- Sens des priorisations
- Devoir de réserve et discrétion
- Garant de l’image des personnes qu’il assiste

• Savoir-faire :
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Principes rédactionnels de note de synthèse et compte rendu