Assistante de direction générale et du maire

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle. Avantages sociaux : titres restaurant - contrat collectif prévoyance - COS - participation mutuelle labellisée

Descriptif de l'emploi

Au sein de la direction générale, l'agent assure l’assistance administrative, organisationnelle et relationnelle du Maire et de
la Direction générale des services afin de garantir la continuité, la fluidité et la sécurisation du fonctionnement de la collectivité.
Ce poste implique une forte polyvalence, une grande discrétion professionnelle ainsi qu’une capacité à traiter des informations sensibles dans un environnement institutionnel exigeant.

Missions / conditions d'exercice

Assistance du Maire et de la Direction générale :
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique des interlocuteurs du Maire et de la Direction générale
- Gérer les agendas, rendez-vous, réunions et déplacements
- Gérer les annuaires des personnalités
- Assurer le suivi des parapheurs, signatures, courriers et circuits de validation
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers et documents de la collectivité
- Garantir la circulation de l’information entre les élus, la direction générale et les services
- Assurer le suivi administratif des dossiers stratégiques ou sensibles confiés par la hiérarchie.

Appui au fonctionnement institutionnel :
- Organiser les réunions institutionnelles dont le conseil municipal et assurer leur préparation matérielle et administrative
- Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux instances
- Assurer le suivi des décisions et échéances
- Veiller au respect des délais et procédures administratives
- Envoi des actes au contrôle de légalité.

Gestion administrative transversale :
- Assurer le suivi de tableaux de bord, échéanciers et outils de pilotage
- Centraliser et diffuser les informations utiles au fonctionnement de la collectivité
- Participer à la coordination administrative entre services
- Assurer le suivi des réclamations des citoyens.

Communication et relations partenariales :
- Appui administratif aux actions de communication du maire et de la Direction générale
- Participer à la diffusion des informations institutionnelles de la collectivité
- Assurer une veille active sur la vie communale et relayer au maire les informations utiles concernant les événements, initiatives locales et attentes des habitants.
- Participer au suivi des relations avec l’intercommunalité et les partenaires extérieurs

Profils recherchés

Compétences professionnelles et techniques :
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l’environnement institutionnel
- Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat de direction
- Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Maîtrise des techniques de classement et d’archivage
- Connaissance des règles de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Compétences d'organisation :
- Sens de l’organisation et des priorités
- Capacité à gérer les urgences et les imprévus
- Rigueur et fiabilité dans le suivi des dossiers
- Autonomie dans l’exécution des missions
- Réactivité et capacité d’anticipation
- Respect des délais et des procédures
- Aptitude à travailler dans un environnement nécessitant polyvalence et disponibilité.

Compétences d'adaptation :
- Capacité à s’adapter aux évolutions des demandes et des priorités
- Polyvalence dans les missions confiées
- Capacité à gérer des situations sensibles ou complexes
- Aptitude à travailler dans un contexte institutionnel exigeant
- Faculté d’analyse et prise d’initiative adaptée au poste
- Capacité à intégrer rapidement de nouvelles procédures et outils.

Compétences relationnelles et sociales :
- Excellent relationnel et sens de l’accueil
- Discrétion professionnelle absolue
- Sens du service public
- Diplomatie et posture institutionnelle adaptée
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité
- Qualités d’écoute et de communication
- Maîtrise de soi et gestion des situations de tension
- Capacité à représenter l’image de la collectivité avec professionnalisme.