Assitant de gestion administrative comptable et impressions (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Rattachement hiérarchique :
Chef de service (756)
Directrice de la Communication (750)

L’agent assiste la responsable de service dans le pilotage des projets et des activités quotidiennes. Il/elle assure le suivi administratif, comptable et organisationnel du service, en lien avec les directions concernées, notamment la direction des finances et de la comptabilité.

Il/elle contribue également à la supervision des secteurs administratifs et diffusion, et garantit le suivi des engagements, des factures et du budget de la direction.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales
Coordination et planification
Assister la responsable de service dans les domaines administratif et budgétaire
Gérer le planning d’affichage des supports de communication
Assurer le suivi quotidien des demandes d’impression des services et associations
Suivre et contrôler les prestations externes de distribution (prestataires)
Coordonner les plannings d’affichage du secteur diffusion
Mettre en œuvre les procédures et projets définis par la responsable de service
Assurer la supervision du secteur administratif et diffusion en lien avec la responsable
Comptabilité
Exécuter et suivre le budget en lien avec la responsable de service
Réaliser les engagements comptables des devis
Suivre l’exécution des dépenses (mandats et factures)
Vérifier les imputations comptables et les pièces justificatives (devis, factures, bordereaux de prix)
Participer à la préparation budgétaire
Traiter les relances fournisseurs simples
Mettre à jour et améliorer les outils de suivi comptable
Contribuer à l’élaboration des bilans d’activité du service
Administratif
Gérer les dossiers administratifs et assurer la continuité des activités en lien avec les services de la Ville
Saisir les congés des agents du service 754 (Sedit) en cas d’absence
Saisir les formations des agents du service 754
Gérer les commandes de fournitures (entrées/sorties)
Préparer les dossiers de réunion et organiser les documents nécessaires
Classement et archivage
Réceptionner, enregistrer et vérifier les supports de communication à archiver
Trier, classer et archiver les documents de la direction
Préparer et synthétiser les bordereaux de versement
Accueil physique et téléphonique
Répondre aux appels et transmettre les messages en l’absence de l’agent d’accueil
Orienter le public et les services vers les interlocuteurs compétents
Accueillir les administrés, fournisseurs et intervenants externes
Réceptionner les demandes d’impression
Surveiller les accès et garantir la confidentialité des informations (en l’absence de l’agent d’accueil)
Gérer le courrier arrivée et départ en cas de besoin
Suivi impression, affichage et distribution
Vérifier les livraisons des supports imprimés
Solliciter les services pour validation et contrôle qualité
Informer les services des livraisons par mail
Suivre les documents non réceptionnés et relancer les services concernés
Organiser l’affichage et la diffusion sur le mobilier urbain
Participer à l’affichage de la communication de rue
Assurer le suivi de la distribution externe
Suivre les bilans d’impression en binôme
Encadrement
Encadrer et orienter les agents du service en cas d’absence de la cheffe de service
Missions secondaires
Participation ponctuelle à la constitution des dossiers de consultation des entreprises (marchés publics)
Continuité de service
Assure la continuité du service en l’absence de la responsable de service

Profils recherchés

Profil du poste :

Compétences techniques
Connaissance du fonctionnement de l’imprimerie et de la diffusion
Maîtrise des règles administratives et comptables
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (Coriolis, Outlook, Excel, Word, Accurio, Elise, Sedit)
Maîtrise des techniques de planification et de gestion du temps
Respect des règles de confidentialité et de sécurité
Capacités de communication et sens du relationnel
Travail en lien avec l’ensemble des services de la collectivité
Suivi de prestataires externes
Capacité d’initiative et gestion des priorités
Autonomie dans l’organisation du travail
Encadrement d’agents administratifs
Connaissances métiers

Formation initiale et professionnalisation acquises au cours de l’expérience professionnelle

Qualités requises
Sens du service public
Esprit d’initiative
Autonomie et sens des responsabilités
Rigueur
Aisance relationnelle
Esprit d’équipe
Capacité d’écoute et d’analyse
Adaptabilité
Réactivité et sens de l’organisation
Gestion du stress

Critères de recrutement
Supervision du secteur administratif et diffusion
Capacité de coordination et de planification du travail en équipe
Suivi budgétaire et comptable (engagements, mandats, factures)
Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé, tableaux croisés dynamiques) et du logiciel CIRIL
Connaissances en imprimerie et communication (suivi des impressions, planning, tableaux de bord)
Expérience en gestion administrative (courrier, agendas Outlook, accueil)
Compétences relationnelles confirmées (écoute, disponibilité, sens du contact)
Capacité à gérer le stress et les priorités