Chef de service du secrétariat général et courrier arrivée (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Attaché

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Oui

Descriptif de l'emploi

A/ Pilotage du service et encadrement des agents

Définition et actualisation des missions du service, suivant les orientations et les objectifs définis par la hiérarchie
Organisation de l’activité et répartition des missions
Harmonisation et sécurisation des procédures internes
Encadrement de deux juristes, de la coordinatrice administrative, de deux agents en charge du traitement des actes administratifs et de deux agents en charge du traitement du courrier arrivée
B/ Vie institutionnelle

- Préparation, organisation et supervision des séances du conseil municipal :
Définition du calendrier des instances ;
Communication constante avec le services (notamment les référents administratifs par pôle), la direction générale et les
élus sur l’ordre du jour et les projets de délibération ;
Rédaction du déroulé de séance pour le Maire (outil de travail central du conseil municipal) ;
Suivi du rendu exécutoire des délibérations (formalités définies par le CGCT) ;
Supervision de la rédaction du procès-verbal (relevé des votes et des questions pendant la séance) ;
Archivage du dossier conseil.
- Préparation, organisation et supervision des réunions du Bureau Municipal, en lien avec la direction et la direction générale.
Formation et accompagnement des agents référents sur la rédaction des actes administratifs

C/ Contentieux/conseil juridique

C-1/ Gestion des contentieux

Conseille et informe les services, la direction générale et les élus sur les contentieux les concernant
Elabore une stratégie de défense, le cas échéant en lien avec le cabinet d’avocat représentant les intérêts de la collectivité
Rédaction d’actes de procédure
Rédaction de mémoires en défense, requêtes et autres
Assurer le lien avec les cabinets d’avocats en charge de représenter les intérêts de la collectivité (aujourd’hui la majorité des contentiteux)
Le cas échéant, représentation de la Ville dans les juridictions et les procédures n’imposant pas le ministère d’avocat
Accomplissement de diverses démarches auprès d’organismes publics ou privés
C-2/ Conseil juridique

Suivi de l’activité des services et conseil pour prévenir les situations contentieuses
Veille juridique

Missions / conditions d'exercice

COMPÉTENCES REQUISES
Savoir faire :
• Pilotage de l’activité du service et encadrement managérial pluridisciplinaire
• solide expérience de la rédaction d'actes et une excellente expression écrite et orale
• avoir un bon niveau en procédure contentieuse
• connaissances pratiques et techniques en en droit des collectivités territoriales, droit de la commande publique, droit de l’urbanisme, droit de la police administrative, droit pénal et autres matières récurrentes
• très bonne connaissance de l’environnement territorial dans sa globalité et de la structure organisationnelle locale en particulier
• réserve professionnelle en relation avec la Direction Générale et les élus de la ville
• maîtrise des outils bureautiques
• structuration des procédures internes – gestion des circuits de décision complexes
• gestion de dossiers dans des situations d’urgence – capacité à hiérarchiser les demandes et identifier les priorités dans l’activité du service

Savoir être :

• sens du travail en équipe et des relations humaines
• rigueur, organisation, méthode, pédagogie et communication
• être personne ressources pour les collègues directs et pour les autres services de la collectivité
• faire preuve de diplomatie et d’autorité
• force de propositions auprès de la hiérarchie notamment

EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES
• Dans un poste identique : souhaitée

Profils recherchés

CONDITIONS D’ACCÈS

• Diplôme (s) : BAC + 5
• Catégorie hiérarchiques (A, B ou C) : A
• Grade cible : Attaché
CONDITIONS DE TRAVAIL

• Durée hebdomadaire du travail : 40h45
• Amplitudes horaires : Sur une base fixe, amplitude horaire lié à la tenue et à l’organisation des instances municipales (notamment participation aux conseils municipaux une fois par mois en moyenne)

Lieu et adresse de travail : Hôtel de ville – 2ème étage – Open space du secrétariat général