Adjoint administratif au Bloc Opératoire

Missions générales :
La secrétaire du bloc opératoire contribue au bon fonctionnement du bloc opératoire,
en assurant, en priorité, des activités centrées sur le recueil et l'enregistrement des
informations essentielles à la coordination du tableau opératoire et au pilotage de
l'organisation.
Pour réaliser sa mission, la secrétaire du bloc opératoire collabore étroitement avec
l'équipe d'encadrement, les personnels médicaux et para médicaux.

Missions spécifiques :
Accueil bloc opératoire et activités de liaison
Accueille et oriente les visiteurs à l'entrée du bloc : délégués médicaux, parent
accompagnant, agents des services techniques, tout autre collaborateur externe au bloc opératoire
Réalise l'accueil téléphonique et oriente selon les demandes : interface pharmacie,
économat, ou autre demande.
Collabore avec les secrétariats médicaux
Communique les ordres de passage des patients de chirurgie ambulatoire au service
(avant 13h30) après validation de l'ordonnancement de l'activité opératoire
ambulatoire par le régulateur du programme opératoire
Communique les ordres de passage des patients aux autres secteurs d'hospitalisation et aux brancardiers en cours d'après-midi via l'outil dédié.

Vision du programme opératoire
Discerne les informations relatives au tableau opératoire sur l'outil informatisé de
programmation et alerte si besoin
Edite le tableau d'occupation hebdomadaire des vacations pour la réunion
hebdomadaire de la cellule de programmation (jeudi midi)
Participe à la réunion hebdomadaire de programmation avec les membres de la cellule, réalise le compte-rendu et le diffuse au bloc opératoire et aux opérateurs par mail après validation de l'encadrement
Diffuse le tableau opératoire hebdomadaire au : bloc, pharmacie, stérilisation,
réanimation USC, le tableau opératoire hebdomadaire par services d'hospitalisation
aux secteurs concernés
Edite le tableau opératoire quotidien après validation de l'encadrement (ajouts au
programme, ordonnancement définitif, répartition des ressources humaines définie par l'encadrement) et affichage - diffusion pour SSPI
Reçoit les informations du régulateur du programme opératoire pour toute urgence à
intégrer au tableau opératoire, et à minima : Nom Prénom, intitulé et horaire de
l'intervention pour mise à jour des informations sur Evoluance en vue du codage
médical
Enregistrement des données d'activités du bloc opératoire et d'endoscopie
Recueille et enregistre les données sur l'outil informatique spécifique pour
l'élaboration des indicateurs d'activité et d'organisation du bloc opératoire et de
l'anesthésie
Contrôle leur cohérence et apporte les correctifs nécessaires après concertation avec les acteurs concernés

Contribution au codage des activités médicales
Enregistre et actualise le passage des patients opérés dans l'outil informatique
Evoluance pour codage médical ultérieur
Relève la liste des patients non codés mensuellement pour transmission au DIM et aux chirurgiens

Gestion et suivi des commandes d'ancillaires
Prend contact avec les laboratoires pour réserver les ancillaires selon la prescription
des chirurgiens lors de l'enregistrement de l'intervention
Réalise une fiche hebdomadaire « Arrivées-départs prothèses » et la transmet vers la
pharmacie (document consultable dans le fichier partagé)
Assure le suivi téléphonique des commandes
Prend contact avec les délégués des laboratoires pour convenir de leur présence au
bloc et assure un retour de l'information sur le tableau opératoire après validation de
l'ordonnancement par la cellule de programmation
Réceptionne les ancillaires et implants : vérifie le nombre de colis et émarge le bon de livraison du magasin général (conservé avec les colis), transmet l'information de
livraison à l'IBODE d'horaire C qui enregistre les arrivées et départs quotidien sur un
document hebdomadaire

Activités de secrétariat
Assure la rédaction des comptes-rendus des réunions de la cellule de programmation et du conseil de bloc
Transmet les comptes-rendus des réunions de conseil de bloc au président du conseil de bloc et à l'encadrement du bloc pour validation avant diffusion affichage au bloc opératoire
Assure l'archivage des fiches d'écologie (document de la stérilisation)
Assure l'archivage des commandes d'ancillaires, implants et dispositifs médicaux
implantables pour transmission à la pharmacie (2X/jour et 3X le vendredi)
Assure la transmission quotidienne des commandes à la pharmacie, assure un suivi
téléphonique de leur avancement
Réalise la frappe des courriers internes au bloc opératoire (Conseil de Bloc Opératoire, Cellule de programmation, chef de bloc)
Réalise l'interface avec le vaguemestre et les équipes du bloc pour la gestion du
courrier (2X/jour)
Réalise les trames de présence des effectifs (programme journalier et permanence des soins avec une trame présente dans le fichier partagé)
Assiste les équipes de bloc pour la rédaction et la mise en page de leurs outils de
gestion matériels, de leurs procédures ou protocoles
Assure la commande collective de papeterie mensuelle
Participe à la formation des secrétaires amenées à la remplacer durant ses absences
(présentation des tâches journalières)

Vaccination Hépatite B obligatoire