Assistant(e) Service Entreprises & Carrières (H/F)

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un(e) :

Assistant(e) Service Entreprises & Carrières (H/F)

CDI temps plein – Technicien

Le service Entreprises & Carrières a pour mission principale de développer et de pérenniser les relations avec les différentes parties prenantes de l’ESC Clermont Business School et plus spécifiquement l’ensemble des acteurs économiques ; Il compte actuellement plus de 800 partenaires. Il contribue par ses actions au développement Economique de l’Ecole et à l’insertion au meilleur niveau des étudiants dans le cadre de leurs expériences professionnelles. Le service propose un service personnalisé à l’ensemble de ses partenaires et un accompagnement individualisé à ses étudiants.

Le service est constitué d’une équipe de 10 collaborateurs permanents répartis au sein de diverses activités en continues interactions (Relations Entreprises, CareerLab, Coordination des Expériences Professionnelles). Il relève de la Direction Economique et Développement Entreprise qui comprend également le service Formation Continue, l’Incubateur de l’Ecole (SquareLab) et les Alumni.

Cette équipe travaille au quotidien avec l’ensemble des services de l’Ecole, et agit en concertation avec les acteurs externes de son environnement.

Descriptif du poste

L’assistant/e aura la charge en binôme avec une autre collègue d’assurer la fluidité et le bon déroulement des différentes opérations pilotées par le service. Il/elle sera le/la garant/e de la déclinaison opérationnelle des actions et de la gestion administrative nécessaire au bon fonctionnement du service. Plus spécifiquement il/elle sera le l’interface opérationnelle sur les actions du CareerLab et la Coordination des Expériences Professionnelles.

Missions principales

Véritable intermédiaire entre les différentes parties prenantes Internes & Externes, vous assurez la gestion administrative, la consolidation des données et la fluidité des échanges dans le respect des délais et des procédures. Il/elle assure de manière plus globale un support aux différentes actions du service et de ses différentes activités.

Ses missions sont essentiellement liées à la :

1- Gestion de la Relation Client / Expériences Professionnelles :

Il/elle :

Traite les sollicitations des clients et confirme de la prise en compte des demandes, régule/réoriente vers le bon interlocuteur.

Apporte une réponse de 1er niveau aux interlocuteurs et clarifie le besoin (stages/alternance/projets).

Accompagne les clients dans leurs démarches et apporte une solution aux problèmes éventuels dans la saisie des inscriptions des alternants ou des stagiaires.

Relance les clients pour la complétude des dossiers : au travers d’appels et de mails dans le cadre de la campagne d’alternance notamment.

Rédige et envoie pour le compte du service, des courriers ciblés ou des demandes de renseignements complémentaires.

Aide à la mise à jour et à la création des documents supports aux activités commerciales.

Assure l’interface entre les différentes parties prenantes internes ou externes dans le cadre de la campagne d’alternance.

Saisit les informations et consolide les fichiers de synthèse de suivi des alternants.

2- Gestion Administrative

Il/elle :

Assure la création, la mise à jour et les suppressions des fiches dans le CRM / base données clients (tuteurs, contacts,…).

Met en place des campagnes d’emailing / constitue les fichiers pour permettre un ciblage des contacts en fonction des campagnes de sollicitation.

Garantit la compatibilité des différents fichiers en interne.

Diffuse les informations consolidées aux différents acteurs internes comme externes

Gère la conformité et l’avancement des dossiers et procède aux relances si nécessaire.

Participe à la rédaction/mise en page des bilans, études, enquêtes.

Contribue à la planification et à la gestion des interventions « Make Sense » gérées par le CareerLab.

Met en forme et actualise les tableaux de bord d’activités de tous les éléments nécessaires au bon déroulement du suivi (Coordination des Expériences professionnelles / CareerLab).

Assure un suivi de la bonne réalisation des prestations sous-traitée.

Apporte son soutien de manière ponctuelle dans le cadre de manifestations et de projets transverses

Coordonne avec les services internes la bonne anticipation des prestations.

Gère la facturation des partenaires pour l’alternance (création de tableaux de suivi, de bons de commande et validation des factures).

Cette liste n’est ni exhaustive, ni limitative ; elle est, de plus, susceptible d’être modifiée selon les besoins de l’organisation.

Profil recherché

Diplômé(e) d’une formation Bac+2/3 (ou expérience significative de 3 ans dans un environnement de services aux entreprises ou dans l’enseignement supérieur), idéalement en gestion/commercial/assistanat.

Maîtrise les outils bureautiques (Office 365) et principalement Excel (utilisation quotidienne). Aptitude pour la gestion de bases de données. La connaissance de Canva serait un plus.

Compétences et Qualités requises pour ce poste :

Qualités relationnelles avérées, sens du « service », rigueur, réactivité et diplomatie.

Compétences rédactionnelles.

Compétences dans l’utilisation « business » d’Internet et des réseaux sociaux.

Autonomie dans l’organisation et la planification d’action. Capacité à prioriser les tâches et faire preuve de pro- activité.

La connaissance d’un outil de CRM, de type HubSpot serait un atout pour votre candidature.

Capacité à tenir un échange simple en Anglais.

Ce poste est ouvert aux personnes reconnues travailleurs handicapés.

Vos qualités d’écoute, votre sourire et votre dynamisme sont reconnus et vous permettent de créer des échanges interactifs et chaleureux avec vos interlocuteurs ? Vous vous reconnaissez dans ce profil et avez envie d’intégrer une équipe qui œuvre au développement de l’activité de notre Ecole et de nos partenaires ? Alors n’hésitez plus et candidatez au plus vite.

Poste à temps complet, basé à Clermont-Ferrand, à pourvoir dès que possible. Merci d’envoyer votre CV + lettre de motivation à Danièle DURAND.