Agent d'accueil France Service

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps non complet, 20h30 hebdomadaire

Descriptif de l'emploi

Rattachée à la Responsable de la Maison France Services, l'agent d'accueil à pour mission :
- Accueillir, renseigner, accompagner, orienter les usagers ;
- Analyser objectivement et méthodiquement la situation de l’usager, réorienter les demandes si besoin ou proposer des accompagnements complémentaires pertinents ;
- Se former, mettre à jour ses connaissances en continu et s’informer auprès de la hiérarchie, des collègues, des partenaires institutionnels, professionnels et sociaux ;
- Associer et mobiliser les partenaires pour répondre aux besoins de l’usager ;
- Produire des données utiles au suivi statistique (quantitatif et qualitatif) de l’activité et à l’amélioration continue des pratiques ;

Missions / conditions d'exercice

1/ MISSIONS PRINCIPALES :

 ACCUEILLIR LES USAGERS ET TRAITER LEUR(S) DEMANDE(S)
Quelle que soit la nature de la demande (recherche d’emploi, demande de renseignements administratifs ou d’aides sociales, demande d’accompagnement lors de démarches administratives, …), l’agent France services sera chargé, en présentiel et par téléphone, d’accueillir et d’informer les usagers (accueil de premier niveau) ou de prendre toutes disposition pour organiser l’accompagnement par un tiers partenaire de l’établissement.

Accompagnement (individualisé) : l’agent France services recherche lui-même l’information utile (par Internet ou par téléphone, auprès des partenaires, …) et assure un accompagnement de premier niveau :
- Il s’assure de la nature exacte de la demande (par rapport au besoin de l’usager) ;
- Il propose éventuellement une réorientation de celle-ci ;
- Il identifie et avise l’usager de l’ensemble des conditions à remplir ;
- Il identifie et avise l’usager des pièces nécessaires au montage de son dossier ;
- Il assure un suivi qualifié des usagers et de leurs demandes dans le temps ;
- Il assure les conditions pour un partage optimal de l’information avec ses collègues et sa hiérarchie ;

Réorientation vers les services partenaires compétents : l’agent d’accueil fixe en accord avec l’usagers, prépare et organise les rendez-vous avec les partenaires compétents, en vue de lui faire bénéficier d’un accompagnement expert nécessaire.

Accompagnement (collectif) : l’agent d’accueil propose aux usagers qui le justifient de participer aux différents ateliers collectifs organisés :
- Il se tient informé de ces initiatives collectives qui interviennent à la Maison France Services, à l’espace de vie Sociale, à la Médiathèque, au Tiers-lieu, le Hubleau, … ;
- Il enregistre les inscriptions pour les ateliers collectifs de la Maison France Services et de l’Espace de vie Sociale

Suivi d’activité : l’agent d’accueil mobilise les informations nécessaires à un suivi quantitatif et qualitatif de la fréquentation et de l’activité de l’établissement.
- Il utilise notamment le Portail France Service ;
- Il met à jour le dossier de suivi des usagers (tableau Excel);
- Il prend part aux séances de mise en communs (reporting).

2/ MISSIONS SECONDAIRES :

 CONTRIBUER AU FONCTIONNEMENT PRATIQUE DE L’ETABLISSEMENT
- Apporter son concours aux collègues et à la responsable dans l’accomplissement dans leurs mission ;
- Assurer un lien fonctionnels avec les responsables et les usagers de l’Espace de Vie Sociale ;

Profils recherchés

FSavoirs (connaissances théoriques)
- Présenter des capacité relationnelle d’accueil et d’écoute (professionnalisme, bienveillance, …)
- Faire preuve d’empathique naturelle ;
- Pratiquer une écoute active, être disponible, avoir le sens de la diplomatie ;
- Disposer d’une forte capacité d’adaptation ;
- Savoir réagir avec bienveillance et professionnalisme face aux situations difficiles ;

- Maîtriser l’outil informatique
- Savoir utiliser les outils bureautiques de base (y compris messagerie) et Internet
- Savoir utiliser les outils de communication (téléphone, outils de visioconférence, …)
- Savoir accompagner l’usager dans la réalisation de téléprocédures et procédures numériques ;

- Présenter des capacité administrative et professionnelles
- Savoir recueillir une information (administrative) objective, exacte, utile et précise ;
- Savoir poser les bonnes questions, reformuler une demande,
- Savoir détecter des incohérences dans les demandes et déclarations ;
- Savoir faire le point avec le public sur une situation ou une démarche longue ;
- Avoir des qualités rédactionnelles afin d’aider à la complétude de dossiers ;
- Savoir gérer les plannings et s’organiser ;
- Savoir analyser un formulaire

Savoir-faire (technique et méthodologique)
- Maitriser les technique d’accueil téléphonique et physique ;
- Savoir mobiliser, partager et transmettre les informations utiles, précises et fiables auprès des usagers, au sein de l’équipe de la Maison France Services et des partenaires ;
- Savoir gérer des situations d’agressivité d’usagers ;
- Mettre en application les bonnes technique de tenue et de classement de dossiers (numériques et papier) ;

Savoir être (relationnel et comportemental)
- Être doté d’un réel sens du service public ;
- Pouvoir concilier empathie et capacité à prendre de la distance vis-à-vis des problèmes du public ;
- Faire preuve d’une discrétion professionnelle stricte respecter la confidentialité des échanges ;
- Avoir le sens de l’organisation et du travail méthodique et savoir s’adapter aux situations ;
- Savoir prendre des initiatives et être force de proposition ;
- Savoir rendre compte auprès de sa hiérarchie.