Chargé(e) d’accueil, de coordination administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Service : Administration générale / Accueil
Filière : Administrative
Catégorie : C, avec possibilité d’adaptation selon le cadre d’emplois retenu
Temps de travail : Temps complet (35h00)
Supérieur hiérarchique direct : Direction générale des services
Affectation géographique : Saint-Loubès

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS

Accueil physique et téléphonique
L'agent constitue le premier interlocuteur de la communauté de communes.
Accueil physique
o Accueillir les habitants, usagers, élus, représentants des communes, associations, entreprises et partenaires
o Identifier la demande de l'usager
o Apporter une première réponse dans le périmètre des compétences de la collectivité
o Orienter vers le service, l'agent ou l'organisme compétent
o Informer sur les services et compétences de la communauté de communes
o Mettre à disposition les documents et informations utiles
o Assurer un accueil adapté aux différents publics
o Veiller à la qualité et à l'image de l'accueil communautaire
Accueil téléphonique
o Réceptionner les appels
o Identifier l'interlocuteur et l'objet de l'appel
o Renseigner ou orienter
o Prendre et transmettre les messages
o Assurer le suivi des demandes nécessitant une réponse ultérieure
o Gérer les appels nécessitant tact et diplomatie
o Réorienter les demandes vers les communes membres lorsque la compétence relève de celles-ci
Information du public / affichage
o Tenir à jour les informations disponibles à l'accueil
o Actualiser les documents et supports d'information
o Participer à l'amélioration de l'information des usagers
o Identifier les demandes récurrentes et faire remonter les difficultés rencontrées
o Participer à la diffusion des informations communautaires

Relations avec les communes membres et les élus
Dans le cadre du fonctionnement intercommunal, l’agent assure’ un rôle d'interface de premier niveau.
Relations avec les communes
o Accueillir et renseigner les élus et agents des communes membres
o Orienter les secrétaires de mairie vers les services communautaires compétents
o Assurer certaines transmissions administratives entre la communauté de communes et les communes
o Mettre à jour les coordonnées des mairies, élus et interlocuteurs communaux
o Tenir à jour les annuaires et fichiers de contacts
o Assurer le suivi de certaines demandes formulées par les communes
o Participer à la circulation de l'information entre les services communautaires et les communes, dans le respect de l'organisation interne
Relations avec les élus communautaires
o Accueillir les élus communautaires
o Préparer matériellement certaines réunions
o Assurer la transmission de documents
o Préparer les dossiers selon les instructions de la direction
o Organiser les convocations pour certaines réunions
o Assurer le suivi matériel des réunions et commissions

Instances communautaires et appui administratif
L’agent apporte un appui à la préparation et au déroulement de certaines instances.
Préparation des réunions
o Préparer les salles
o Organiser l'installation matérielle
o Préparer les dossiers, documents et supports
o Vérifier la disponibilité du matériel
o Préparer les listes de présence
o Assurer les convocations selon les instructions reçues
o Participer à la diffusion des documents

Commissions et réunions
o Participer à certaines commissions communautaires
o Prendre des notes
o Rédiger certains comptes rendus
o Assurer la transmission des documents
o Effectuer, lorsque cela leur est confié, le suivi des demandes ou actions décidées
o Tenir des tableaux de suivi

Réunions en soirée
La participation à certaines commissions, réunions publiques, cérémonies ou manifestations peut intervenir en dehors des horaires habituels d'ouverture des bureaux, notamment en soirée.
Ces interventions sont organisées conformément aux règles relatives au temps de travail et donnent lieu, le cas échéant, aux modalités de récupération ou de compensation prévues par la collectivité.

Tourisme – hébergeurs – taxe de séjour

Relations avec les hébergeurs
o Identifier et actualiser la liste des hébergements touristiques
o Être l'interlocuteur de premier niveau des hébergeurs
o Informer les professionnels de leurs obligations
o Accompagner les hébergeurs dans leurs démarches
o Recueillir et actualiser les informations relatives aux hébergements
o Assurer les échanges avec les propriétaires et gestionnaires
o Identifier les nouveaux hébergements
o Participer à l'actualisation des fichiers et bases de données
o Relayer les informations transmises par la communauté de communes et les partenaires touristiques

Taxe de séjour
o Assurer le suivi administratif de la taxe de séjour
o Informer les hébergeurs sur les règles applicables
o Accompagner les déclarants
o Suivre les déclarations
o Vérifier la cohérence des informations transmises
o Identifier les anomalies
o Effectuer les relances nécessaires
o Tenir des tableaux de suivi
o Préparer les éléments nécessaires au suivi des recettes
o Assurer les échanges avec les services compétents et partenaires concernés
o Participer à la fiabilisation du fichier des redevables

Animation touristique
o Participer à l'accueil et à l'information des visiteurs
o Promouvoir les équipements, sites et manifestations du territoire
o Participer à la diffusion de l'information touristique
o Recenser les manifestations et activités
o Participer aux réunions avec les partenaires touristiques
o Contribuer à la mise en réseau des acteurs touristiques
o Participer à la mise à jour des supports d'information

Archives communautaires et gestion documentaire
L'agent assure la gestion courante des archives et participe à leur valorisation.

Classement
o Trier et classer les documents
o Organiser les dossiers physiques et numériques
o Structurer les espaces d'archivage
o Tenir les tableaux et instruments de suivi
o Organiser les versements d'archives
o Assurer la traçabilité des mouvements de documents

Tri et élimination
o Identifier les documents arrivés au terme de leur durée de conservation
o Préparer les opérations de tri
o Préparer les bordereaux nécessaires ;
o Organiser les destructions après validation et autorisation selon les procédures applicables
o Assurer la traçabilité des destructions

Valorisation
L'agent participe activement à la volonté de faire vivre les archives communautaires :
o Identifier les documents présentant un intérêt historique ou patrimonial
o Constituer des sélections thématiques
o Préparer des documents pour des manifestations
o Participer à la valorisation de l'histoire du territoire
o Proposer ponctuellement des contenus pour les supports de communication

Événementiel et logistique

Préparation
o Identifier les besoins matériels
o Réserver les salles
o Préparer les espaces
o Installer les tables, chaises et équipements
o Préparer les documents et supports
o Vérifier la disponibilité du matériel
o Coordonner les besoins avec les services concernés
o Assurer le lien avec les prestataires lorsque nécessaire

Le jour de l'événement
o Accueillir les participants
o Orienter les intervenants et le public
o Vérifier la bonne installation des espaces
o Assurer le suivi logistique
o Répondre aux besoins matériels
o Signaler les éventuels dysfonctionnements

Après l'événement
o Participer au rangement
o Vérifier la restitution des salles
o Assurer le retour du matériel
o Classer les documents
o Effectuer un bilan des besoins pour les prochaines manifestations

Courriers et secrétariat administratif
Dans le cadre des instructions données par la direction ou les responsables :
o Rédiger certains courriers
o Préparer des courriers d'invitation
o Rédiger des réponses administratives simples
o Préparer les convocations
o Mettre en forme des documents
o Préparer des dossiers administratifs
o Effectuer des relectures
o Assurer le classement des documents
o Effectuer certaines relances
o Tenir des tableaux de suivi
o Assurer le suivi de certaines échéances

L’agent intervient en complémentarité des services spécialisés et ne se substitue pas aux responsables de service pour les dossiers nécessitant une expertise particulière.

Missions secondaires
o La mise à jour de fichiers et bases de données
o La gestion documentaire
o La préparation de tableaux de bord
o Le suivi de certaines échéances
o La préparation de dossiers pour la direction
o La gestion des stocks de documents et supports d'information
o La mise à jour d'annuaires
o La préparation de dossiers d'information
o La rédaction de fiches pratiques
o La mise à jour de procédures d'accueil
o La participation à l'amélioration continue de l'accueil
o La participation à des projets transversaux ;
o Toute mission administrative compatible avec le cadre d'emplois et confiée par la hiérarchie

Profils recherchés

La collectivité recherche un agent disposant d'une forte polyvalence administrative et d'un sens affirmé du service public.
Une expérience dans une collectivité territoriale, un établissement public, un service d'accueil, serait appréciée.
La capacité à travailler en binôme, à gérer les priorités et à maintenir une qualité d'accueil constante constitue une compétence essentielle.

Savoirs
- Connaissance de l'environnement territorial et intercommunal
- Connaissance du fonctionnement d'une communauté de communes
- Principes du service public
- Notions en matière de procédures administratives
- Notions relatives aux archives
- Notions relatives au tourisme et à la taxe de séjour
- Principes d'accueil des usagers

Savoir-faire
- Accueillir et renseigner
- Identifier et qualifier une demande
- Orienter efficacement
- Gérer les appels téléphoniques
- Rédiger des courriers administratifs
- Organiser une réunion ou un événement
- Classer et rechercher des documents
- Tenir des tableaux de suivi
- Organiser son travail
- Respecter les échéances
- Travailler avec de multiples interlocuteurs
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers nécessaires

Savoir-être
- Sens du service public
- Excellent relationnel
- Courtoisie et diplomatie
- Discrétion professionnelle
- Rigueur
- Organisation
- Autonomie
- Réactivité
- Polyvalence
- Esprit d'équipe
- Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément
- Adaptabilité
- Sens de l'initiative
- Disponibilité ponctuelle