Coordinateur Back Office Achats (H/F)

Dans un contexte de remplacement, au cœur de la Direction Achats et Offres, le Coordinateur Back Office (H/F) assure le suivi administratif des activités achats et apporte un support opérationnel aux dossiers juridiques de l'entreprise. Il garantit la bonne gestion documentaire, le respect des procédures internes et contribue à la sécurisation des relations contractuelles avec les fournisseurs et partenaires. Dans ce cadre, les missions s'articulent autour de : 1. La gestion administrative du pôle Achats Gestion des fournisseurs :

• Création et mise à jour des fiches fournisseurs dans la data base et la bible fournisseur à destination de nos distributeurs
• Collecte et contrôle des documents administratifs obligatoires (CGV, contacts …)
• Vérification de la conformité des informations fournisseurs.

Gestion des référencements fournisseurs (Création, modification, suppression) Suivi des contrats fournisseurs :

• Classement et archivage digital des contrats sur DocuSign
• Suivi des échéances contractuelles et dénonciation de contrats
• Alerte des responsables sur les renouvellements ou résiliations à venir
• Mise à jour de la base documentaire achats.

Reporting Achats :

• Préparation des tableaux de bord
• Partage avec les acheteurs des KPIs de suivi fournisseur
• Production de rapports mensuels pour la Direction Achat & Offres

2. L'Assistance juridique Gestion documentaire juridique :

• Centralisation et archivage des contrats commerciaux
• Gestion des avenants, conventions et accords-cadres
• Tenue et mise à jour de la base documentaire juridique

Suivi contractuel :

• Préparation des dossiers de signature
• Coordination avec les prestataires, juristes et partenaires
• Suivi des échéances contractuelles
• Contrôle de la complétude des documents contractuels

Secrétariat juridique :

• Préparation des documents administratifs liés à la vie de la société
• Suivi des formalités administratives
• Gestion des demandes de documents émanant des partenaires ou administrations
• Organisation des signatures électroniques et physiques

Veille et conformité :

• Suivi des obligations réglementaires liées aux fournisseurs
• Contrôle de la validité des documents légaux
• Participation à la mise à jour des procédures internes
• Sensibilisation au respect des règles de conformité et de gouvernance

3. La gestion administrative générale

• Gestion du courrier entrant et sortant (boite mail achats et courrier papier)
• Organisation et classement des dossiers
• Gestion des agendas et planification des réunions de la Direction Achats
• Rédaction de comptes rendus et courriers administratifs
• Interface entre les services Achats, Comptabilité, Commerce et Juridique
• Participation à l'amélioration continue des processus administratifs

Rattaché au Responsable Achats & Projets achats, vous travaillez en étroite collaboration avec :

• les responsables achats
• le service communication marketing
• le contrôle de gestion achats
• le service comptabilité fournisseurs
• le service supply chain
• le service qualité HSE
• le service juridique
• les fournisseurs
• Statut cadre
• PC portable et Smartphone
• CSE d'entreprise (chèques vacances, carte cadeau, chèques culture et sport)
• Environnement de travail confortable et rénové
• Restaurant d'entreprise
• Salle de sport et douches à disposition dans nos locaux (abonnement)
• Accord de télétravail (2j par semaine après validation de votre période d'essai)
• Parking voitures et vélos gratuit
• Formations internes (parcours d'onboarding) et passation envisagée avec la personne actuellement en poste (départ en retraite)
• Séminaire d'intégration

Titulaire d'une Formation de niveau Bac +2 à Bac +3 en Assistanat de Direction, en Gestion Administrative, en Achats, en Droit des Affaires ou encore en Gestion des PME/PMI, vous possédez au minimum une expérience de 3 années sur un poste similaire. Une expérience dans le secteur automobile, de la distribution ou du négoce ainsi que des notions en droit des contrats et droit commercial pourraient faire la différence. Rigoureux et organisé, vous maîtrisez les outils de gestion documentaire (CLM type Docusign) ainsi que le Pack Office (niveau Excel avancé, Word, PowerPoint). La maîtrise de Power BI est un plus. Votre capacité d'analyse et de synthèse vous ont permis d'acquérir de solides connaissances en termes de processus achats. Votre sens de la confidentialité, vos excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles font de vous un interlocuteur de confiance. Proactif en interne comme en externe, vous êtes muni d'une excellente capacité à prioriser vos tâches. Enfin, dans un souci d'accompagnement de vos interlocuteurs, vous vous exprimez dans un anglais fluide à l'écrit. Si vous vous reconnaissez dans le portrait du profil recherché et que vous souhaitez rejoindre une entreprise dynamique qui accorde de l'importance à la formation et au développement de ses salariés, alors ce poste est fait pour vous !