Secrétaire Hôte(sse) d'Accueil (F/H)

Le/la Secrétaire Hôte(sse) d'Accueil assure l’accueil du public, participe à l’organisation logistique de l’entité et assure la transcription, transmission et le classement de l’ensemble ou une partie des informations nécessaires au fonctionnement de cette dernière.

Missions : 

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et/ou étudiants).
• Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou tout type de messages vers les personnes concernées.
• Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer la disponibilité d’un badge d’accès à un enseignant, envoyer une feuille d’appel, renseigner sur une salle, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
• Être en support de l’équipe scolarité

Travaux administratifs courants

• Gérer le courrier : distribution, affranchissement.
• Réaliser la saisie et la mise à jour des données/fichiers, relatifs à son domaine d’activité.
• Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.).
• Réceptionner, trier, transmettre/envoyer des documents de diverses natures.
• Réaliser la prise de rendez-vous dans le périmètre de la scolarité.
• Mettre en forme tout type d’attestations à destination des étudiants (attestation de réussite, d’assiduité …)
• Envoyer des diplômes (vérifier les fichiers des diplômés en lien avec le service concerné).
• Faire un suivi administratif dans le périmètre de la scolarité

Organisation logistique

• Recueillir les besoins et gérer (ou participer) la réservation des salles et/ou matériels attachés à l’entité. Tenir des fichiers des prêts de matériels.
• Réserver des salles pour des activités pédagogiques (ex : ateliers pédagogiques).

Amélioration continue du service

•   Participer à l’amélioration continue de l’entité en développant de manière permanente la qualité organisationnelle du service et celle de ses produits/du service rendu, à travers la mise en place d’outils (remontée et analyse d’indicateurs, résolution de problème, évolution des procédures, archivage et numérisation des documents, etc.) ; ceci, aussi bien dans le cadre de ses relations avec des partenaires internes qu’externes. Assurer également le développement de la responsabilité sociale de l’entité.
• Le cas échéant, représenter l’entité, la faculté ou l’université lors de manifestations (tournées d’informations, journées portes ouvertes, colloques, etc.).