UN(E) CHARGE(E) D’ACCUEIL - SECRETARIAT SERVICES TECHNIQUES

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Débutant

Rémunération indicative

Rémunération statutaire

Descriptif de l'emploi

Responsable hiérarchique (N+1) : Assistante de Direction des Services Techniques

Profil / grade : Adjoint administratif

Missions / conditions d'exercice

Missions:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Orienter le public vers les différents services
- Gestion du secrétariat
- Assistance à la gestion de dossiers

Activités / Moyens :

- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone, assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
- Recevoir, filtrer et orienter les appels vers les bons interlocuteurs ST ou partenaires (CCS, concessionnaires, entreprises…)
- Rédaction de courriers et de mails en réponses aux demandes des administrés (gestion du logiciel Elise)
- Aide au traitement administratif de dossiers et au suivi comptable en relation avec l’assistante de direction
- Suivi administratif des dossiers de sinistres en lien avec les assureurs (décennale, détérioration d’équipement public, assurances flotte de véhicules ville, ...)

- Gestion :
• des plannings, des arrêts maladies et des congés
• des arrêtés de voirie, des questions/réponses des usagers par mail, du courrier « départ » et « arrivée »,
• de la commande de fournitures administratives
• des contrats de maintenance et d’entretien des entreprises prestataires pour la commune
• du classement et de l’archivage des documents administratifs sur le réseau informatique notamment
- Mise sous pli

Profils recherchés

Compétences :

- Maîtrise des logiciels Word, Excel, pack office,..
- Notions d’utilisation des applications Google earth, de lecture de plans simples...
- Qualités rédactionnelles, maîtrise des règles de syntaxe et de l’orthographe
- Connaissance en comptabilité
- Maîtrise des techniques de communication et notamment des situations de conflit avec les usagers (habitants, entreprises…)
- Capacité d’organisation et d’adaptation
- Capacité à travailler en équipe
- Bon relationnel, sens de la communication et du service public
- Patience, discrétion et diplomatie