Assistant(e) de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Située au cœur du territoire transfrontalier franco-luxembourgeois, la Communauté de Communes Pays Haut Val d’Alzette (CCPHVA) est un territoire marqué par la sidérurgie qui relève aujourd’hui d’une Opération d’Intérêt Nationale (OIN), qui devrait permettre un doublement de la population à horizon 2035.

Composée de 8 communes (29 000 habitants) la CCPHVA intervient sur 2 départements : la Moselle et la Meurthe et Moselle.

La CCPHVA recherche un(e) assistant(e) de direction pour son Président et son DGS

Le poste d’assistant(e) de direction a pour vocation l’apport d’une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

L’assistant(e) de direction apportera également un soutien à l’agent en charge de la préparation, l’organisation, la sécurisation juridique et le suivi administratif des instances de la CCPHVA, ainsi que le contrôle de légalité et la publication des actes.

L’agent pourra être amené à réaliser des missions ponctuelles et exceptionnelles qui sortent de son champ d’activité et dans la limite de ses compétences, en raison des nécessités de service.

Missions / conditions d'exercice

Missions :

- Appui stratégique et organisationnel à la Direction
- Assister le Président et le DGS dans leurs missions courantes

Gestion administrative :

- Organiser l’agenda du Président et du DGS
- Gérer les rendez-vous
- Gérer les appels, filtrer les informations prioritaires
- Préparer et suivre les réunions si nécessaire : convocation, prise de notes, rédaction des comptes-rendus et suivi des décisions
- Organisation logistique
- Planifier les déplacements professionnel
- Organiser les réunions en interne et avec les partenaires extérieurs
- Alerter sur les problématiques en cours

En binôme avec l’agent d’accueil et gestionnaire des assemblées

- Apporter un soutien logistique dans la préparation et à la gestion des conseils communautaires et des bureaux
- Assurer l’accueil téléphonique et physique en cas d’absence de l’agent déjà en poste

Conditions de travail liées au poste :
- Poste à temps plein
- Réunion en soirée possible
- Permis B requis

Compétences :

Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers
Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers
Renseigner des tableaux de suivi
Aptitude à gérer l’urgence
Prendre des notes lors des réunions et établir les compte-rendu
Bon niveau de français, qualité rédactionnelle exigée
Accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires extérieurs
Maîtrise des outils informatiques nécessaires à l’activité (Excel, Word ..)
Réactivité

Profils recherchés

- Poste sensible soumis à une extrême discrétion
- Sens aigu du devoir de réserve exigé
- Capacité à gérer les conflits et l’agressivité en situation d‘accueil
- Parfaite connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales
- Avoir un excellent sens de l’organisation et savoir gérer les priorités
- Faire preuve de rigueur
- Qualités relationnelles
- Sens du service public
- Sens de l’accueil et du travail en équipe
- Travail en transversalité avec tous les services
- Qualités rédactionnelles
- Maîtrise de l’utilisation des logiciels bureautiques Word, Excel, Office 365, Outlook