Assistant(e) de Direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous devrez l'assister dans l'accomplissement de ses tâches quotidiennes. Vous aurez à votre charge la gestion et l'organisation administrative de la direction générale. Vous devrez également jouer un rôle d'interface entre la Direction générale et l'ensemble de ses interlocuteurs (internes et externes).

Missions / conditions d'exercice

-Organiser la vie professionnelle du DGS : gestion de son agenda, de ses rendez-vous en fonction des priorités de l'Autorité territorial ; attirer sa vigilance sur les informations importantes et transmettre des messages ; organiser ses déplacements; suivre des états de frais de déplacement ; mise à jour et suivi des contacts ; établir une relation de confiance.
-Gestion administrative de la direction : gestion du courrier, des parapheurs, de la commande des fournitures et suivi des tableaux de bord; rédaction de divers documents administratifs (notes, courriers, mails, compte-rendu, PV,...) et diverses tâches de secrétariat (dont classement et archivage), suivi de l'exécution budgétaire de la direction générale;
- Suivi des projets et activités des diverses directions: intégrer les priorités dans la gestion quotidienne, renseigner des tableaux de suivi, attirer l'attention du DGS sur les points de vigilance;
- Organisation et gestion logistique des réunions internes ou externes
- Gestion des relations avec les collaborateurs et partenaires internes/externes
- Accueil physique et téléphonique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ; recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques.

Profils recherchés

Expérience à un poste similaire souhaitée
Expérience dans un établissement public souhaitée
Expérience dans la fonction publique territoriale exigée

SAVOIR:
- Connaissances sur le fonctionnement, activités, procédures et
partenaires de l'Etablissement.
- Connaissances approfondies sur l'environnement territorial.
- Notions sur l'électrification rurale, l'éclairage public, les marchés publics, les finances publiques, les assemblées, le contrôle de concession et les énergies renouvelable.
- Capacité rédactionnelle, bonne expression orale, maîtrise des techniques de secrétariat, de classement et d'archivage.
- Notions d'organisation, de gestion du temps et des priorités.
- Techniques et outils de communication.
- Maîtrise des logiciels de bureautique

SAVOIR-ETRE:
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Bonne capacité d'adaptation
- Etre rigoureux, autonome et organisé
- Savoir faire preuve de discrétion
- Gérer des situations de conflits et les urgences.
- Avoir une bonne maîtrise de soi

Poste basé sur Sainte-Suzanne.