Secrétaire du pôle Ressources Humaines

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Rémunération indicative

Selon la grille indiciaire

Descriptif de l'emploi

Supérieur(e) hiérarchique direct(e) - Directrice des Ressources Humaines
Supérieur hiérarchique indirect : Directrice Générale des Services
Elus référents : Vice-présidente aux Ressources Humaines / Vice-président au chantier d'insertion

Relations internes / externes :
• Élus communautaire et/ou municipaux
• Partenaires extérieurs

Missions / conditions d'exercice

SERVICE INTERCOMMUNAL D'INSERTION

RECRUTEMENT & INTÉGRATION DES AGENTS
• Dépôt des offres d’emploi et autres partenaires (travailleurs sociaux : assistante sociale, technicien social d’insertion et Mission Locale), chargée de communication BLM et aux communes.
• Gestion des candidatures : vérification de l’agrément et profil de la personne
• Organisation du 1er entretien et de la commission embauche): convocations, collecte d’informations administratives et participation aux réunions
• Préparation des tableaux de bord pour les deux entretiens (1er entretien et commission embauche)
• Réponses à tous les candidats
• Convocation du jury de la commission d’embauche
• Préparation du PV de la commission d’embauche
• Organisation de la réunion de présentation de la journée d’accueil animée par la DRH et le Chef d’équipe du S2I

GESTION ET SUIVI DE CONTRAT ET DES AGENTS
• Préparation des contrats de travail et des avenants de renouvellement de contrats
• Etablir la Déclaration Unique d’Embauche
• Transmission des contrats de travail à France Travail et au Conseil Départemental
• Organisation de l’entretien bilan à un mois avant la fin de contrat sur le travail effectué sur le chantier et sur le travail réalisé en accompagnement avec le CFPPA pour l’insertion professionnelle avec l’agent concerné en lien avec les responsables du chantier

SUBVENTION ET RELATION AVEC LES PARTENAIRES FINANCEURS
• Mise à jour de tableaux de bord pour la préparation du montage et suivi de dossiers de demande de subvention :
- aide au fonctionnement du CD58 et pré-remplissage du dossier
- convention pluriannuelle entre l’Etat, le CD58 et France Travail
- bilan d’activité annuel du chantier d’insertion et pré remplissage du dossier

GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL
• Gestion des horaires, des heures complémentaires et absences injustifiées en lien avec le chef d’équipe
• Transmission des absences injustifiées à l’agent en charge de la paye tous les mois

FACTURATION
• Préparation et facturation trimestrielle des interventions
• Statistiques annuels et répartition par demandeurs, par type de travaux.
• Transmission des factures au pôle finances pour émission des titres et aux demandeurs à titre informatif

DIVERS
• Réalisation d’un diaporama annuel sur les travaux effectués et les publications presse
• Préparation et organisation de la Commission insertion et exécution des décisions

GESTION DU PERSONNEL

RECRUTEMENT
• Transmission des offres d’emploi en mobilité interne, auprès des communes, de l’agent communication pour la diffusion sur la page Facebook, sur Indeed et France Travail
• Réception des candidatures et transmission aux services
• Gestion des convocations des candidats et des courriers réponses
• Convocation du jury de la commission
• Préparation du PV de la commission d’embauche

GESTION DES FORMATIONS
• Inscription des agents aux formations
• Suivi des formations organisées en intra et en union avec le CNFPT
• Mise à jour du tableau de suivi et saisie dans le logiciel RH

GESTION DES CONGÉS
• Gestion des congés sur Manatime
• Suivi et enregistrement des congés sur le module absence de Berger Levrault
• Mise à jour des cycles de travail

VIE COURANTE
• Accueil téléphonique du pôle ressources humaines
• Contacter la cheffe du service bâtiment en cas de problème technique
• Travaux de secrétariat divers demandés par la Directrice de Pole en fonction des besoins
• Enregistrement du courrier arrivé et départ
• Gestion des fournitures administratives en lien avec l’agent en charge des commandes
• Gestion de la machine à affranchir et du copieur

COMMUNICATION
• Gestion du trombinoscope des agents (photos et droit à l’image) et modification du document
• Mise à jour de l’organigramme
• Signature mail des nouveaux agents
• Message numérique d’arrivée et de départ des agents

MISSION TRANSVERSALE
Référente CNAS auprès des agents

Profils recherchés

COMPÉTENCES REQUISES
• Maitrise de l’outil informatique
• Bon rédactionnel
• Connaissance réglementaire dans les dispositifs de l’IAE

QUALITÉS REQUISES
• Organisé
• Bon relationnel
• Être à l’écoute
• Rigoureux
• Discret
• Capacité à travailler en équipe

Diplôme niveau IV Bac et équivalent