AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

GRILLE DES CADRES C DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS TERRITORIAUX + IFSE + CIA

Descriptif de l'emploi

Commune de moins de 700 habitants, vous travaillerez sous l'autorité du Maire et du secrétaire général de Mairie.
Vous occuperez le poste d'accueil de notre Mairie où vous serez en charge :
* d'assurer l'accueil des administrés,
* d'aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune,
* de participer à la mise en œuvre des politiques déclinées par l'équipe municipale.

Notre équipe municipale est dynamique et accorde une attention particulière aux besoins des administrés. Aussi notre futur(e) collaborateur/trice devra être une personne compétente et impliquée, qui possède de belles qualités relationnelles.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS DU POSTE :

• Assurer l’accueil des administrés
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune.
• Participer à la mise en œuvre des politiques déclinées par l’équipe municipale
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ACTIVITÉS ET TACHES PRINCIPALES DU POSTE

• ASSURER L'ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE DES ADMINISTRÉS :
- Accueillir, renseigner et orienter le public
- Délivrer des dossiers et aider à leur compréhension et rédaction (dossier d’inscription scolaire, plans cadastraux, déclarations préalables, permis de construire, certificats d’urbanisme et déclaration d’intention d’aliéner…).
- Contrôler les pièces, enregistrer et transmettre les dossiers d’urbanisme aux organismes extérieurs et gérer les arrêtés en lien avec l’urbanisme (dossiers « simples »).
- Renseigner les administrés concernant les démarches administratives diverses (cartes nationales d’identité,
passeports, sorties du territoire, cartes grises, permis de conduire).
- Rédiger des attestations diverses (certificat de domicile, autorisation des pistes forestières…).
- Gérer les inscriptions scolaires et périscolaires de l’école du village (préparation et envoi des dossiers
d’inscriptions, enregistrement dans la base de données…).
- Participer à la tenue et à la mise à jour des registres d’Etat civil.
- Participer à la gestion du cimetière : enregistrement des titres, enregistrement sur les registres…
- Enregistrer les recensements militaires et transmettre les bordereaux.
- Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations), mettre en place l’organisation matérielle des élections, suivre les opérations pré-électorales, électorales et post-électorales, assurer la relation avec les différents services concernés (Préfecture, Tribunal et autres administrations) et délivrer les cartes électorales).

• AIDER A LA GESTION DU SECRETARIAT GÉNÉRAL :
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Rédiger la correspondance courante, taper le courrier et le mettre à la signature.
- Assurer le traitement des courriers départ.
- Participer à la tenue de la comptabilité de la collectivité (engagements, mandatements, titres…).
- Assurer la facturation des activités périscolaires (cantine et garderie) ainsi que les loyers communaux.
- Participer à l’élaboration des payes et du suivi des carrières des agents communaux.

• AIDER A LA GESTION DES MOYENS MATERIELS :
- Gérer la réservation des salles de la commune.
- Assurer la commande des matériels, produits d’entretien et de la bureautique.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.

• PARTICIPER A LA MISE EN OEUVRE DES POLITIQUES DÉCLINÉES PAR L'ÉQUIPE MUNICIPALE :
- Taper le compte-rendu du conseil municipal (copie des délibérations prises).
- Rédiger les arrêtés pris par le Maire.
- Envoyer les convocations au conseil municipal.
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ACTIVITÉS ET TACHES SECONDAIRES DU POSTE

Assurer le remplacement du secrétaire général de mairie en son absence.
Assurer la tenue du l’Agence Postale Communale en l’absence de l’agent communal.

Profils recherchés

EXIGENCES REQUISES :

Être titulaire du Diplôme Universitaire « Collectivité Territoriale en Milieu Rural »/Secrétaire de Mairie ou justifier d’une expérience dans une collectivité territoriale.

• COMPÉTENCES TECHNIQUES :
Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales.
Connaître les missions des administrations et partenaires publics.
Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs : état civil, législation funéraire, élections, droit d’occupation des sols.
Connaître les techniques de rédaction administrative.
Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante : logiciels COSOLUCE/COLORIA, WORD, EXCEL

• COMPTÉTENCES RELATIONELLES :
Maîtriser les techniques de communication.
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
Être organisé, rigoureux et méthodique.
Être patient, sérieux et efficace.
Être discret.
Être diplomate.
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve