Technicien-cienne en gestion administrative chargé-e de la gestion des stages H/F

Description des missions

Activités principales:

Profil recherché

Activités principales:1)Accompagner les élèves dans leur recherche de stageEn amont des semestres de stages, identifier les élèves concernés devant partir en stage le semestre suivant, par suite des jurys de suivi, en concertation avec le coordinateur des stages et projets de fin d'études Assister le coordinateur des stages et projets de fin d'études lors des réunions de présentation de la procédure générale de stages et ce, durant chaque semestre SUPMICROTECH, École Nationale Supérieure de Mécanique et des Microtechniques, forme chaque année plus de 800 élèves ingénieurs généralistes avec une dominante mécanique et une spécialisation en microtechniques. Habilitée par le ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, son diplôme est reconnu par la Commission des Titres de l'Ingénieur depuis 1934. SUPMICROTECH recrute principalement au niveau Bac + 2 et délivre, au bout de 3 ans, un diplôme d’ingénieur conférant le grade de Master. Il est possible d’y suivre une formation initiale sous statut d’étudiant ou d’apprenti, ainsi qu’une formation continue. SUPMICROTECH est une école ouverte sur le monde. Elle propose à ses élèves entre 10 et 15 mois de stages en entreprises. Grâce aux partenariats noués par l’école avec différentes universités dans le monde entier, il est possible de réaliser des stages, d’effectuer des semestres d’études à l’international où d’acquérir un double diplôme. L’école est aussi un lieu d’accueil privilégié pour les étudiants internationaux.SUPMICROTECH est un acteur important de la recherche en tant que tutelle de FEMTO-ST, laboratoire de renommée internationale dans les domaines de l’ingénierie et de la physique appliquée. Habilitée à délivrer le diplôme de doctorat, elle accueille près de 100 doctorants dans le domaine des sciences pour l’ingénieur et microtechniques. Elle est également établissement composante avec conservation de la personnalité morale et juridique de l'UMLP. Accueillir les élèves et comprendre leurs attentes Suivre les processus de recrutement par l’intermédiaire du logiciel dédié aux stages (EUDONET)2)Accompagner les entreprises dans leur recherche de stagiairesÉtudier et déposer les offres de stages sur Job Teaser (Career center) et faire des points réguliers avec le coordinateur des stages et projets de fin d'études pour la validation pédagogique des offres Informer les entreprises des suites données à leur demande et demander des compléments d’information si nécessaire Assurer la gestion des demandes spécifiques lors de l’élaboration de la convention de stage Éditer la convention et en assurer la signature de l’élève, de SUPMICROTECH et de l’entreprise d’accueil 3)Accompagner l’élève durant la durée de son stageAssurer un relai auprès des différents responsables de SUPMICROTECH (responsable du service scolarité et vie de l'élève, coordinateur des stages et projets de fin d'études, coordinateur de la formation initiale, directeur adjoint à la formation et la vie étudiante) des difficultés rencontrées par le stagiaire en entreprise et suivre les solutions apportéesGérer les avenants des conventions durant la période de stagesAssurer le suivi administratif, avec le coordinateur des stages et projets de fin d'études, des visites du stagiaire 4)Organiser la validation des stages et les soutenances de stagesCoorganiser les journées de soutenances FISA et FISEAssurer une analyse lors du retour des fiches d’appréciations des étudiants sur leur stageÉlaborer les compositions des jurys et les arrêtés en lien avec le responsable du service scolarité et vie de l'élèvePréparer les documents pour les jurys de validation et participer aux jurys en qualité de secrétaire de séancePréparer le déroulement des jurys de soutenances et en assurer la logistiqueGérer le planning de passage des étudiants et la disponibilité des évaluateurs5)Gérer les outils nécessaires à la gestion des stagesMettre à jour, actualiser et enrichir la base de données entreprises sur EUDONETEn concertation avec le référent de la DSI, assurer la gestion, le développement et être l'expert métier pour le logiciel EUDONETCréer, puis mettre en place les statistiques sur les stages du semestre (lieux, rémunérations, appréciations générales, visites des suiveurs)Assurer la gestion du dispositif d'aide à la recherche de stages (Cap Carrières) via la plateforme Job TeaserParticiper aux activités notamment évènementiellesPositionnement du poste dans la structure et l’organisation :Le-la technicien-cienne en gestion administrative en charge de la gestion des stages (stages de découverte, stages d'immersion, stages non obligatoires, projets de fin d’études) exerce son activité au sein du service scolarité et vie de l’élève et plus particulièrement au cœur de sa cellule mobilités, dans le respect des calendriers, des procédures et de la législation en vigueur.Il-elle rend compte au responsable du service, au directeur adjoint à la formation et la vie étudiante, ainsi qu'au coordinateur des stages et projets de fin d'études. Son supérieur hiérarchique est le responsable du service scolarité et vie de l’élève.Il-elle travaille en étroite collaboration avec le coordinateur des stages et projets de fin d'études, ainsi qu'avec le technicien en gestion administrative en charge des mobilités internationales.Outre les agents du service scolarité et vie de l'élève, notamment de la cellule mobilités, il-elle est également en contact étroit et régulier avec les entreprises, les usagers (élèves et enseignants), ainsi qu'avec les agents du service des relations entreprises et du service des relations internationales.