Assistant de direction H/F

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée de la Directrice générale des services de la Faculté de Droit Economie et Management (DDGS), l’agent.e aura à assurer la gestion du secrétariat commun de la déléguée de la directrice générale des services et du doyen de la Faculté  et à prendre en charge des dossiers transverses relevant du Doyen ou de la Déléguée.

Missions principales de l’agent·e :   

Fonctions de secrétariat que l’assistant·e de direction doit assurer en toute autonomie :

• la gestion des agendas du Doyen et de la DDGS ;
• la gestion des déplacements du Doyen et de la DDGS ;
• l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes de la direction ;
• la gestion des boîtes mails génériques de la Direction ;
• la gestion du courrier de la Direction ;
• le suivi des échéances importantes de la Direction ;
• l’organisation des réunions de travail, constitution des dossiers, accueil des participants ;
• la gestion des conseils et réunions de la Faculté (Conseil de Faculté, Assemblée Générale, F4SCT, réunions de bureau…) : convocation, collecte des pouvoirs, feuilles d’émargement, prises de notes, rédaction des comptes rendus et PV ;
• la gestion des demandes d’Achats de la direction ;
• le suivi des dossiers RH des agents rattachés directement à la DDGS ;
• la veille et le suivi de la mise en signature de la DDGS ou du Doyen des documents administratifs ;
• l’organisation logistique des manifestations organisées par la Direction (séminaire des personnels, accueil des nouveaux personnels, moments conviviaux, etc.) (convocation, suivi des échéances, devis, propositions et réception des commandes relations avec les prestataires) ;
• le classement et l'archivage des dossiers de la Direction ;
• la communication générale relevant de la Direction de la Faculté.

Fonctions de gestion de dossiers transversaux qui seront à prendre en charge à la demande du Doyen ou de la Déléguée :

• constitution et gestion des bases de données à la demande de la Direction (Appels à Projets, personnels enseignants, décorations honorifiques, congés des personnels BIATSS des services administratifs, etc.) et suivi d’indicateurs simples.
• gestion de la réservation des salles de réunions et de colloques et des conventions de prêt ou de location de salle .
• appui à la DDGS dans certaines missions transversales (organisation des élections, suivi des règles de conformité au règlement général sur la protection des données -   RGPD de la Facuté …).

Profil

Connaissance, savoir :

• Maîtriser l’expression orale, l’orthographe, la syntaxe et les techniques d’accueil ;
• Maîtriser les outils bureautiques (WORD, EXCEL) et internet ;
• Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et appels téléphoniques ;
• Savoir rédiger des courriers et documents administratifs

Savoir-faire :

• Savoir prendre les initiatives adaptées aux diverses urgences et situations relationnelles délicates ;
• Savoir gérer la confidentialité des informations et données.

Savoir-être : 

• Savoir travailler en équipe ;
• Posséder de solides qualités relationnelles ;
• Discrétion, autonomie, fiabilité.