Un.e Assistant.e de Direction

À propos de nous Nantes Université est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d'université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l'école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l'École d'Architecture de Nantes. Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l'excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance. Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon. Mission · Localisation : Saint-Nazaire L'activité de l'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Saint-Nazaire se développe autour de :

• La Formation initiale, avec un objectif : la professionnalisation au coeur de la formation,
• La Formation continue, avec une priorité : se former tout au long de la vie,
• La Recherche, avec une mission : valoriser la Recherche dans son environnement.

Missions :

• Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son travail et assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes.
• Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
• Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions des différents conseils de l'IUT.
• Rédiger et diffuser les comptes-rendus des réunions des différents conseils de l'IUT.
• Tenir l'agenda et gérer les rendez-vous du directeur et de l'équipe de direction.
• Organiser les déplacements du directeur et de l'équipe de direction.
• Diffuser les informations internes et externes.
• Assurer le suivi des conventions.
• Contribuer à l'organisation des opérations électorales sous la responsabilité du secrétaire général.

Activités principales

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Consultez la fiche de poste complète ici Profil

• Formation et/ou qualification : BTS Secrétariat de direction
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire

Compétences et connaissances requises : • Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Techniques de communication
• Techniques d'élaboration de documents
• Modes de fonctionnement des administrations publiques

• Savoir-faire opérationnels :

• Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
• Piloter un projet
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes
• Savoir représenter l'établissement
• Concevoir des tableaux de bord
• Assurer une veille
• Entreprendre
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Rédiger des rapports ou des documents
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en oeuvre des procédures et des règles
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte

• Savoir-être :

• Réactivité
• Capacité de conceptualisation
• Capacité prospective
• Rigueur /fiabilité
• Sens relationnel
• Sens de l'organisation
• Disponibilité
• Autonomie dans le travail

Pour candidater, transmettre un CV et une lettre de motivation