Assistant de direction (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction de la Mobilité Durable du Grand Avignon, vous assurez un rôle d'assistance administrative et organisationnelle auprès du directeur et des équipes. Interface entre les services, les partenaires et les usagers, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de la direction. Vous participez à la gestion des dossiers, à l'organisation des activités et au suivi des instances.

Missions / conditions d'exercice

1/ Assurer le lien avec le public (physique, téléphonique, mail, courrier)

Accueillir et renseigner les usagers
Traiter les demandes d'information et les réclamations
Participer à la mise en place de la gestion des incivilités sur les réseaux puis en assurer le traitement opérationnel en lien avec les prestataires
Participer aux opérations de promotion de la mobilité
Organiser le Comité des Partenaires de la mobilité

2/ Gestion administrative de la Direction de la Mobilité Durable

Gérer les signatures des actes administratifs, des sessions et des commissions
Notifier les actes administratifs aux partenaires
Assurer le suivi des parapheurs et des signatures
Assurer la gestion des agendas de la Direction, l'organisation des réunions et la gestion de la logistique associée
Assurer la gestion des déplacements, des ordres de mission et des états de frais
Tenir à jour les tableaux de suivi de l'activité administrative
Apporter une aide aux membres de l'équipe sur tous sujets, en cas de besoin
Organiser les instances en lien avec le service Assemblées

3/ Gestion de l'information, classement et archivage

Coordonner et assurer le classement, l'archivage et la conservation des documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers

Profils recherchés

Savoirs

Très bonne maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
Maîtrise des procédures administratives
Connaissance des applicatifs de bureautique (Pack Office, Microsoft 365, MEM Courrier, MEM Délib, ADEL Délib)
Connaissances générales de la mobilité et de l'offre du Grand Avignon

Savoir-être

Rigueur, méthode et organisation
Autonomie et capacité d'anticipation
Capacité d'écoute et de remise en question
Capacité d'adaptation au contexte et aux personnes
Communication orale et écrite bienveillante et appropriée
Sens du service public, des responsabilités et du partage
Respect de la confidentialité
Esprit d'équipe
Capacité à rendre compte

Savoir-faire

Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs
Traiter et suivre des dossiers administratifs
Accueillir, renseigner et orienter différents interlocuteurs
Hiérarchiser les demandes et prioriser les actions
Organiser et planifier des activités, réunions et rendez-vous
Utiliser les outils informatiques et logiciels métiers
Assurer la gestion, le classement et l'archivage de documents
Rechercher, analyser et synthétiser des informations
Assurer le suivi administratif des actes et procédures