Secrétaire de direction - (F/H) - Foyer Le Clos des Châtaigniers

Mission: L’AEDE, engagée auprès des personnes et adultes en situation de handicap mental et psychique, employant 1000 salariés et gérant 29 établissements et services médico-sociaux, recrute un(e) Secrétaire de direction pour son établissement Le Foyer Le Clos des Châtaigniers. Le Clos des Châtaigniers comprend 24 places en foyer dont 8 studettes et 16 places en maisonnées ou en studio répartis dans la ville. Une équipe de 22 salariés intervient le matin et en soirée pour l’accompagnement des résidents à leur retour du travail. Un accompagnement particulier sur l’autonomie est réalisé, ce qui est favorisé par les différents types d’hébergement. Véritable interface entre la direction, l’équipe, les résidents, les familles, les partenaires et intervenants extérieurs, vous aurez pour mission d'assister et soutenir le directeur adjoint d’établissement pour tous les aspects matériels, logistiques, organisationnels et administratifs de la vie de la Direction :

• Gestion du dossier usager (constitution-suivi-renouvellement, récupération fiches de paie auprès des usagers),
• Accueil physique et téléphonique,
• Gestion des dossiers du personnel (constitution et mise à jour du dossier, suivi des visites médicales, mutuelle),
• Facturation des frais de séjours et suivi,
• Organisation des accueils temporaires hors établissement,
• Rédaction, suivi et mises en page des écrits professionnels de l’équipe pluridisciplinaire en lien avec le dossier de l’usager,
• Suivi et codification des absences sur le logiciel de planning (Octime),
• Suivi des contrats CDD du personnel,
• Gestion des stocks et commande des fournitures,
• Gestion administrative du parc automobile,
• Suivi de la maintenance informatique,
• Rédaction des courriers institutionnels,
• Rédaction des compte rendus de réunion,
• Rédaction de différents bilans : Bilan social, Bilan CSSCT, mise à jour DUERP en lien avec la direction,
• Organiser et faciliter la circulation des informations internes comme externes ; Assurer l'interface avec les équipes de terrain pour faciliter l'application et le suivi des procédures.

Profil recherché: Vous êtes titulaire d’un Bac + 2 ou d’un baccalauréat et d’une expérience professionnelle dans un emploi de secrétariat, justifiant d’une bonne connaissance du secteur sanitaire, social et médicosocial. Ce poste nécessite d’être organisé(e) et méthodique afin de pouvoir gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes des différents interlocuteurs. Des connaissances générales et techniques concernant les travaux administratifs et de secrétariat sont requises. Le bon relationnel avec les personnes en situation de handicap est indispensable dans un esprit de convivialité au sein du foyer. La rémunération mentionnée correspond à la rémunération fixe de base applicable et le niveau d’ancienneté selon la CCN 51. Elle est exprimée hors éléments variables de paie (primes, indemnités, sujétions particulières, etc.) et hors compléments de rémunération issus des mesures Ségur/LAFORCADE. Poste situé à : Villeparisis