Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/F

Notre école Pigier à Reims recrute pour l’une de nos entreprises partenaires un/une assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) en alternance dans le cadre de la préparation du BTS Gestion de la Petite et Moyenne Entreprise ou BTS Support à l’Action Managériale . 

MISSIONS 

• Soutien de l’activité générale et de l’activité commerciale : 
• Assurer un soutien aux équipes commerciales et de recrutement 
• Assurer la gestion administrative de l’entreprise 

Administration des ventes de l’entreprise : 

• Garantir l’émission et le recouvrement des factures 

RESPONSABILITÉ

Gestion administrative courante : 

• Accueil téléphonique et physique ; 
• Planification des rendez-vous (réunions, évènements, etc.) ; 
• Orienter les personnes selon leur demande ; 
• Réaliser la gestion administrative du courrier (rédaction, réception, tri, archivage) ; 
• Saisir des documents numériques ; 
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité ; 
• Organiser des déplacements professionnels ; 
• Définir des besoins en approvisionnement ; 
• Suivre l’état des stocks ; 
• Préparer des commandes d’achats (informatique, téléphonie, service, petite fourniture, EPI, etc.). 

Support à l’activité commerciale / Administration des Ventes : 

• Assurer l’interface avec les consultants ; 
• Renseigner un client/prospect ; 
• Réaliser une offre commerciale et répondre aux appels d’offres ; 
• Veille Commerciale ; 
• Enregistrer les données d’une commande ; 
• Vérifier les conditions de réalisation d’une commande ; 
• Suivre les éléments de paiement des commandes (émission et recouvrement des factures de vente) ; 
• Réaliser un suivi des dossiers clients, fournisseurs ; 
• Proposition de solutions correctives ; 
• Reporting. 

Support à l’activité générale : 

• Communication : Mise à jour et animation des comptes de communication, communication interne (newsletter, note de service, etc.) et externe (sites internet, réseaux sociaux, etc.) 
• Recrutement : diffusion des annonces d’emplois et veilles 
• Comptabilité/Finance : Collecte des justificatifs/ informations pour les déclarations de TVA et correspondance avec le cabinet comptable. 
• Projet divers : Mener des projets en soutien à la direction (locaux, goodies, ISO,...) ; Mettre en place et faire évoluer l’ERP, etc. 

COMPÉTENCES

Savoir-faire : 

• Mettre à jour une documentation technique 
• Vérifier/Suivre les conditions d’exécution d’un contrat 
• Archiver/Indexer des dossiers et documents de références 
• Construire/Suivre l’évolution d’un dossier 
• Saisir des documents juridiques 
• Réaliser un suivi administratif du personnel 
• Organiser la logistique des recrutements, formations, déplacements divers 
• Réaliser une gestion administrative 
• Réaliser une gestion comptable 
• Coordonner l’activité des équipes 
• Réaliser un suivi d’activité Intervenir auprès d'une clientèle d'entreprises 
• Développer un portefeuille clients et prospects 
• Établir des devis/contrats 
• Utilisation quotidienne de l’outil informatique 

Savoir-être : 

• Travail en équipe 
• Gestion des priorités 
• Qualité de communication orale/écrite 
• Capacité d’adaptation 
• Gestion de crise 
• Discrétion et confidentialité 
• Méthodologie et organisation 

LANGUE 

• Français 
• Anglais si possible

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