Secrétariat du Service Prévention

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Débutant

Rémunération indicative

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS

Descriptif de l'emploi

Placé sous l'autorité du chef de service Prévention du Service Départemental d'Incendie et de Secours de la Lozère, il participe pleinement au fonctionnement du service prévention. Il assiste les préventionnistes du service dans le suivi informatique des dossiers de prévention, la participation aux
sous-commission ERP-IGH, au maintien de la liste départementale des ERP, à l'archivage des dossiers et documents de prévention.

Autonomie dans l'organisation du secrétariat. Responsable du suivi administratif des dossiers et documents de prévention.
Travail défini par le chef de service prévention et évalué par ce dernier.
Un mauvais suivi des dossiers de prévention peuvent conduire à des dysfonctionnement graves pouvant entrainer des manquements dans la réalisation des études de dossiers et réalisation des visites règlementaires métant en cause le SDIS et les services de l'Etat.

Echange permanent avec le chef de service Prévention.
Echange régulier avec le SIDPC.
Echange régulier avec les Préventionnistes.
Echange régulier avec les services instructeurs
Echange occasionnel avec les élus du département responsables d'E.R.P.
Echange occasionnels avec les autres services de l'Etat

Missions / conditions d'exercice

*Permanence téléphonique
Assurer le standard téléphonique du service Prévention aux horaires d'ouverture du SDIS
Répondre aux demandes dans le domaine de compétence du secrétariat ou orienter vers les interlocuteurs compétents.

*Enregistrement du courrier du service
Enregistrer les dossiers d'études, les courriers et les demandes diverses concernant la prévention
Réorienter sur les services concernés les demandes, courriers et dossiers n'entrant pas dans le champ de compétence de la prévention
Contrôler la recevabilité des dossiers d'études, des courriers et demandes diverses (complétude des dossiers, champ de compétence de la prévention, etc.)
Retourner les dossiers incomplets et les demandes irrecevables ou les réorienter vers les services compétents
Transmettre les dossiers d'études, les courriers et demandes diverses sur les préventionnistes concernés (tri selon les secteurs de compétence de chaque préventionniste)
Suivre les délais d'instruction règlementaires des dossiers d'étude instruits par les préventionnistes
Assurer le suivi des dossiers administrativement avec les différents services concernés

*suivi du travail des préventionnistes
Contrôler les rapports réalisés par les préventionnistes en apportant les éventuelles corrections (mise en page, corrections orthographiques, grammaticales et de syntaxe,
coordonnées des destinataires, etc.)
Mettre à jour le logiciel ERP V2,0 et/ou PRECARISC à partir des informations des rapports des préventionnistes
Créer les dossiers dans le logiciel ERP V2,0 ou PREVARISC à partir des données de classement transmises par le préventionniste
Suivre le planning des préventionnistes
S'assurer que l'ensemble des visites sont réalisées par les préventionnistes et que les visites ajournées soient bien programmées.

*suivi des sous-commisions ERP-IGH
Préparer les ordres du jour, compte-rendu et procès verbaux à destination des membres des sous-commissions ERP-IGH à partir de la liste des dossiers fournis par chaque préventionniste
Réaliser les convocations des différents membres aux différentes sous-commissions ERP- IGH et visites des établissements selon le planning défini par les préventionnistes
Suivre les avis favorables, défavorables et mises en demeure pour mettre à jour les logiciels ERP V2,0 et PREVARISC à partir de cers derniers
Transmettre les avis de la sous-commission ERP-IGH aux mairies, collectivités et services
concernés
Réaliser les comptes rendu des différentes sous-commissions ERP-IGH
Assurer le secrétariat pendant les sous-commissions ERP-IGH (compte-rendu, dossiers ajournées, signatures des membres, etc.)
Respecter les délais règlementaires de transmission des convocations et avis aux collectivités et services concernés
S'assurer de la bonne transmission et de la bonne réception des différents envois des sous-commissions
Vérifier les courriers et avis transmis aux mairies, collectivités et services (mise en page, orthographe, grammaire, syntaxe, formules, etc.)

*Maintien à jour de la liste départementale des ERP
Mettre à jour le listing des ERP-IGH quotidiennement dans le logiciel ERP V2.0 ou PREVARISC
Mettre à jour les informations administratives des établissements (coordonnées des propriétaires, gérants et exploitants, identités des établissements, etc.) dans le mois précédent la prochaine visite de chaque établissement
Suivre les modifications apportées sur les établissements par les préventionnistes à partir de leurs rapports dans le logiciel ERP V2.0 ou PREVARISC (changement de classement, modification des effectifs, changement des contacts et coordonnées, changement de destination, etc.),
Maintenir à jour l’ensemble des informations des logiciels ERP V2.0 et PREVARISC concernant les différentes commissions (membres, modèles de document, etc.),
Maintenir à jour l’ensemble des informations des logiciels ERP V2.0 et PREVARISC portant sur les différents services, collectivités, mairies, etc. (membres, adresses, domaines de compétences, participation aux différentes visites, instructions, etc.),
Réaliser les modèles de documents utilisés dans les logiciels ERP V2.0 et PREVARISC

Assurer la relation avec les mairies pour la remontée d’informations portant sur les arrêtés
d’ouverture, de fermeture, de mise en demeure des E.R.P.

*Archivage des dossiers de prévention
Suivre et organiser l’archivage papier des dossiers de prévention, courriers, études, etc
Assurer l’archivage numérique des dossiers de prévention, des courriers, études, etc. dans le logiciel PREVARISC

Profils recherchés

Conditions d'exercice
Travail en bureau.
Horaires avec amplitude variable.
Disponibilité.

Autonomie et responsabilités
Autonomie dans l'organisation du secrétariat. Responsable du suivi administratif des dossiers et documents de prévention.
Travail défini par le chef de service prévention et évalué par ce dernier.
Un mauvais suivi des dossiers de prévention peuvent conduire à des dysfonctionnement graves pouvant entrainer des manquements dans la réalisation des études de dossiers et réalisation des visites règlementaires mettant en cause le SDIS et les services de l'Etat.