Assistant(e) de Direction à la Direction des Soins

L'ÉTABLISSEMENT :
Hôpitaux Publics de l'Artois
Situés à mi-distance entre les CHU de Lille et d'Amiens, les Hôpitaux Publics de l'Artois ont vocation à proposer aux 700 000 habitants du territoire des prises en charge d'excellence avec la meilleure sécurité des soins, au plus proche de chez eux.
Les Hôpitaux Publics de l'Artois présentent la spécificité d'avoir une équipe de direction commune, un directeur commun aux quatre établissements et des pôles cliniques inter-hospitaliers. Ils se basent sur un projet médical partagé, complété par des démarches territoriales : un projet de soins, une politique achat, un système d'information hospitalière convergent, un projet immobilier,... Environ 5 800 personnes travaillent au sein des Hôpitaux Publics de l'Artois, dont près de 600 médecins. Les établissements disposent de 2 225 lits dont 1 073 de MCO (Médecine, Chirurgie et Obstétrique). Plus de 120 000 patients s'y présentent au niveau des urgences chaque année. Près de 3 500 enfants y naissent. Plus de 400 000 consultations y ont lieu ainsi que 131 000 hospitalisations dont près de la moitié en ambulatoire. Les Hôpitaux Publics de l'Artois ont un budget cumulé de 437 millions d'euros.
Les Hôpitaux Publics de l'Artois sont au nombre de 4 : Le Centre Hospitalier de Béthune Beuvry, le Centre Hospitalier d'Hénin-Beaumont, le Centre Hospitalier de La Bassée, le Centre Hospitalier de Lens.
Le Centre Hospitalier de Lens est l'établissement support des Hôpitaux Publics de l'Artois. C'est l'hôpital le plus important du Pas-de-Calais en termes d'activité. Il propose, à quelques exceptions près, l'ensemble des spécialités médicales, chirurgicales et obstétricales.
Il s'appuie sur un plateau technique conséquent et complet (imagerie, labo, blocs opératoires, consultations,...), une maternité de niveau 3, et certaines activités généralement limitées aux CHU. Il dispose d'un service d'urgences à très forte activité et reconnu comme centre de recours sur le territoire dans plusieurs domaines.

LE POSTE :
Activités générales Assurer le secrétariat de la Direction des soins
Assurer la gestion des agendas, organisations de réunions, prises de rendez-vous ;
Assurer la préparation des réunions et entretiens programmés à l'initiative des directeurs des soins (élaboration d'un calendrier annuel, constitution de dossiers, préparation des documents) :
Reportings,
Commission de soins : rédaction de l'ordre du jour, prise de notes, rédaction du compte-rendu, organisation logistique,
Réunions cadres de santé : rédaction de l'ordre du jour, prise de notes, rédaction du compte-rendu, organisation logistique,
Elaborer des tableaux de suivi dans le cadre de l'activité ;
Assurer la rédaction et la gestion des courriers ;
Assurer l'accueil physique des directions ;
Assurer la gestion et le suivi des parapheurs ;
Assurer la réception, le traitement et le suivi des courriers, appels téléphoniques et des messages électroniques ;
Assurer la prise de notes, frappe et mise en forme de documents dans le respect de la charge graphique ;
Assurer la reproduction et diffusion de documents, de dossiers ;
Assurer la gestion des réservations des salles de réunions au sein du CHBB ;
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation des réunions, etc.) ;
Participer à l'organisation de la journée d'accueil des professionnels non-médicaux ;
Participation au secrétariat de la cellule de crise

PROFIL RECHERCHÉ :
Pré-requis
Diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine du secrétariat, de l'assistanat de direction ou de la gestion administrative
Maîtrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat Techniques d'accueil physique et téléphonique
Bonne maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire et vocabulaire) Capacités de synthèse et rédactionnelles
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Temps de travail
100%.
Travail en 7h30
adaptation horaire nécessaire en fonction de l'activité du service.