Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) du CONSERVATOIRE

Détails de l'offre

Famille de métiers

Finances > Gestion et ingénierie financière

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de son responsable hiérarchique, l’assistante administrative et financière, assure et coordonne les activités administratives, budgétaires et financières du conservatoire. Elle contribue au suivi de l’exécution budgétaire, à la gestion des dépenses et des recettes, au traitement des dossiers administratifs et au suivi des relations avec les différents interlocuteurs.

Missions / conditions d'exercice

- Gestion administrative
- Suivi financier et budgétaire
- Appui à la direction
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, enseignants, partenaires et interlocuteurs du conservatoire
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
- Assurer le suivi des dossiers administratifs et veiller au respect des échéances
- Mettre à jour les tableaux de suivi et les bases de données du conservatoire
- Participer à la préparation et au suivi des inscriptions
- Assurer le suivi administratif et financier des dépenses et des recettes
- Préparer et suivre des bons de commande, engagements et factures
- Contrôler les pièces justificatives et assurer le suivi des dossiers jusqu’ à leur paiement
- Suivre les recettes liées notamment aux inscriptions, droits de scolarité, locations d’instruments
- Participer à la préparation et au suivi du budget du conservatoire
- Assurer le lien avec les services financiers, comptables et administratifs de la collectivité
- Assurer le suivi des conventions
- Préparer les documents administratifs nécessaires aux manifestations et projets de l’établissement
- Assurer le suivi administratif des intervenants (jury, invités master classe…)
- Produire des bilans administratifs et financiers tels que rapport d’activité, demande de subvention
- Participer à la continuité et au bon fonctionnement administratif du conservatoire

Profils recherchés

Organisation du travail rythmée par l’année scolaire ou universitaire
Amplitude horaire variable selon l’activité du conservatoire
Présences aux manifestations, au forum des associations, aux concerts du conservatoire

Disponibilité requise pour :

- Gestion des périodes de forte activité
- Polyvalence importante
- Gestion financière avec des délais contraints
- Contact avec de nombreux interlocuteurs
- Gestion de situations sensibles

Formation comptable, administrative au moins de niveau BAC (4) et parfaite maitrise des logiciels bureautique

Les savoirs :
- Connaissance de l’environnement administratif et institutionnelle d’une collectivité territoriale
- Connaissance des principes et règles de la comptabilité publique

- Connaissance des procédures administratives et financières
- Connaissance des règles relatives à l’exécution et au suivi budgétaire
- Connaissance de l’environnement et du fonctionnement d’un conservatoire
- Connaissances culturelles et artistiques
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Power point, outils collaboratifs
- Connaissance des logiciels métiers (Office, Ciril, opentalent…..)

Les savoirs faire:
- Assurer le suivi administratif et financier de dossiers
- Préparer, contrôler et suivre les pièces administratives et comptables
- Suivre les encaissements
- Editer et envoyer des échéanciers
- Envoyer des documents au Trésor Public
- Suivre les dépenses, recettes, engagements, factures
- Élaborer et actualiser des tableaux de bord et outils de suivi
- Rédiger des courriers, des comptes rendus et documents administratifs
- Organiser et prioriser son activité en fonctions des échéances
- Travailler en transversalité avec les services de la ville
- Respecter les procédures et les délais
- Utiliser efficacement les outils informatiques et logiciels professionnels

Les savoirs être:
- Savoir travailler en équipe
- Savoir prendre des initiatives tout en rendant compte
- Avoir le sens du contact
- Être à l’écoute
- Être sensible à la musique et à la danse
- Avoir le sens du service public et de l’accueil
- Discrétion, disponibilité, fiabilité, adaptation, réactivité
- Être rigoureux et organisé
- Autonomie dans la conduite des activités, sous le contrôle du supérieur hiérarchique
- Sens de la communication

37H30 hebdomadaire avec 15 RTT (1607h annuelles)
• Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE + CIA), 13ème mois
• Politique dynamique de formation (Plan de formation triennal, accès aux préparations concours, programmation INTERNE)
• Possibilité d'activités sportives et chorale du personnel gratuites sur le temps du midi
• Congés annuels et RTT
• Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun
• Possibilité de participation mutuelles santé et prévoyances labélisées (15 € +15€)
• Restaurant communal
Télétravail possible après 6 mois d'intégration