Chef de cabinet mutualisé

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Attaché

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assurer sous l’autorité de la directrice de cabinet, le fonctionnement et la coordination du cabinet mutualisé.
• Garantir la gestion stratégique de l’agenda mutualisé, la préparation des rendez-vous, réunions, déplacements et représentations du Maire-Président.
• Assurer le cadrage institutionnel et protocolaire des événements auxquels participe le Maire-Président, en lien avec la Direction de la communication et de l’événementiel, sans prendre en charge l’organisation matérielle et logistique.
• Accompagner le Maire-Président dans ses déplacements : horaires variables, soirs et week-ends de façon réguliers (astreinte de week-end).

Missions / conditions d'exercice

Gestion de l’agenda mutualisé du Maire-Président en lien avec le secrétariat :
• Réceptionner, analyser, hiérarchiser et arbitrer les demandes de rendez-vous, de réunions, de déplacements et de participation aux manifestation
• Organiser, tenir et actualiser l’agenda en tenant compte des fonctions municipales, communautaires, institutionnelles et de représentation.
• Anticiper les conflits d’agenda, les temps de préparation et de déplacement, les contraintes de sécurité et les modifications de dernière minute.
• Proposer, lorsque cela est nécessaire, une représentation par un élu et assurer le suivi des réponses aux sollicitations.

Préparation des rendez-vous, réunions et déplacements :
• Recueillir auprès des directions, des services et des partenaires les notes, éléments de contexte, ordres du jour et points de vigilance.
• Constituer des dossiers synthétiques et immédiatement exploitables pour le Maire-Président.
• Vérifier les informations pratiques et anticiper les besoins de prise de parole, de représentation ou d’arbitrage.
• Assurer le suivi des décisions, engagements et demandes formulées au cours des rendez-vous.
• Préparer ses déplacements extérieurs.

Coordination institutionnelle et protocolaire :
• Définir le cadre protocolaire des cérémonies officielles, inaugurations, commémorations, visites, réceptions et rencontres institutionnelles.
• Déterminer les autorités et personnalités à associer, les règles de préséance, les placements, l’ordre des prises de parole et les séquences officielles.
• Rédiger ou valider les conducteurs, notes protocolaires, listes d’invités institutionnels et éléments de salutation.
• Veiller au respect des usages républicains et institutionnels et assurer l’accueil des autorités ou délégations lors des séquences sensibles.

Articulation avec la communication et l’événementiel :
• Formaliser les attentes du Maire-Président et transmettre le cadrage politique, institutionnel et protocolaire aux services organisateurs.
• Valider le déroulé institutionnel, les invitations, les prises de parole et le positionnement des personnalités.
• Participer aux réunions préparatoires et contrôler, en amont, la conformité du dispositif avec les orientations du cabinet.
• L’organisation matérielle, logistique et opérationnelle des événements est assurée par la chargée de mission de la Direction de la communication et de l’événementiel et par les services compétents.

Coordination du cabinet et relations institutionnelles :
• Assurer l’interface entre le Maire-Président, les élus, la Direction générale, les services de la Ville et de DLVAgglo et les partenaires extérieurs.
• Organiser les points de cabinet, centraliser les informations utiles et garantir la traçabilité des demandes, décisions et suites à donner.
• Identifier les dossiers sensibles ou urgents, alerter le Maire-Président et contribuer à la gestion des imprévus ou des situations de crise.
• Garantir la confidentialité des informations traitées et la continuité du fonctionnement du cabinet.
• Préparer les correspondances institutionnelles, notes et documents soumis à la signature du Maire-Président.
• Assurer une veille sur les échéances institutionnelles et les événements importants du territoire.

Accompagner le Maire-Président dans ses déplacements

• Accompagner le Maire-Président lors des déplacements et manifestations nécessitant la présence du cabinet.
• Préparer ses déplacements en fonction du rendez-vous et des attendus

Gestion des élus de la Ville de Manosque et de DLVAgglo en lien avec le secrétariat

• Accompagner les élus dans leur rôle et leurs délégations et s'assurer de la bonne collaboration élus/cadres.
• Assurer le suivi des représentations des élus
• Assurer leurs besoins administratifs en lien avec leurs fonctions
• Préparer des notes et discours
• Les accompagner sur leurs rendez-vous ou déplacement en cas de nécessité

Profils recherchés

Savoirs :
• Fonctionnement des collectivités territoriales et des établissements publics de coopération intercommunale.
• Environnement politique, administratif et institutionnel local.
• Règles du protocole institutionnel, usages républicains et règles de préséance.
• Principes de la communication publique et institutionnelle.

Savoir-faire :
• Gérer un agenda complexe, hiérarchiser les sollicitations et proposer des arbitrages.
• Anticiper les contraintes, préparer des dossiers synthétiques et assurer un suivi rigoureux.
• Coordonner de nombreux interlocuteurs dans des délais contraints sans se substituer aux services opérationnels.
• Rédiger des conducteurs, notes protocolaires, correspondances et éléments de prise de parole.
• Gérer les urgences, les imprévus et les situations sensibles avec discernement.
• Maîtriser les outils bureautiques, les agendas électroniques et les outils collaboratifs.
• Grandes capacités rédactionnelles

Savoir-être :
• Discrétion absolue, confidentialité et loyauté institutionnelle.
• Rigueur, synthèse, sens de l’organisation, anticipation et réactivité.
• Diplomatie, maîtrise de soi et excellentes qualités relationnelles.
• Disponibilité, flexibilité, capacité d’adaptation et sens du service public.
• Capacités à travailler en autonomie et de manière transversale
• Sens du dialogue et de l'écoute, capacité à rendre compte

Permis de conduire : Permis B requis