Assistant de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

LA MAIRIE DE LA VOULTE SUR RHONE
4 900 habitants
Recrute un(e) assistant(e) de direction - Titulaire ou à défaut contractuel
Temps complet
Poste à pourvoir pour le 1er octobre 2026

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES :

1. Agenda, rendez-vous et assistance au maire
- Gérer l’agenda du maire : planifier, confirmer, déplacer et hiérarchiser les rendez-vous selon les priorités définies.
- Recueillir l’objet des demandes, identifier les interlocuteurs et réunir les informations nécessaires à la préparation des rendez-vous.
- Préparer pour chaque rendez-vous les éléments utiles : contexte, correspondances antérieures, documents, points d’attention et décisions attendues.
- Organiser, si nécessaire, les déplacements, réunions extérieures, visites et représentations du maire.
- Accueillir et orienter les interlocuteurs avec courtoisie, discernement et confidentialité.

2. Suivi des rendez-vous, décisions et courriers
- À l’issue des rendez-vous, formaliser les décisions, actions à engager, responsables désignés et échéances.
- Tenir un tableau de suivi des suites à donner, effectuer les relances et alerter en cas de retard ou de difficulté.
- Rédiger les courriers, notes, réponses et invitations du maire.
- Rédiger les courriers et documents sollicités par le responsable du service STRATÉGIE FINANCE, après validation de leur contenu.
- Assurer l’enregistrement, la diffusion, le classement et l’archivage des courriers et pièces, dans le respect du circuit de validation.

3. Suivi administratif des projets structurants
- Créer et tenir à jour, pour chaque projet, une fiche de suivi précisant objectifs, acteurs, calendrier, décisions, étapes, risques et points en attente.
- Centraliser les délibérations, études, conventions, autorisations, marchés, plans, comptes rendus et correspondances liés aux projets.
- Préparer les réunions et comités de pilotage : convocations, ordre du jour, dossiers, supports, prise de notes et relevé de décisions.
- Mettre à jour les tableaux de bord, échéanciers et plans d’action ; relancer les services et partenaires concernés.
- Signaler sans délai tout risque de retard, pièce manquante, blocage administratif ou dérive du calendrier.

4. Montage et suivi des demandes de subvention
- Assurer une veille sur les dispositifs de financement et tenir un calendrier des appels à projets et dates limites.
- Constituer les dossiers : formulaires, notes de présentation, plans de financement, délibérations, devis, attestations, plans et pièces administratives.
- Coordonner la collecte des données techniques et financières auprès des services, partenaires et maîtres d’œuvre.
- Déposer les demandes sur les plateformes des financeurs, vérifier leur complétude et conserver les preuves de dépôt.
- Suivre les demandes, décisions, conventions, avenants, acomptes, justificatifs, demandes de paiement et versements.
- Tenir un tableau de suivi par projet : dépenses éligibles, montants demandés, accordés, perçus, solde restant et échéances.
- Préparer les bilans et demandes de solde avec les services compétents et répondre aux sollicitations des organismes financeurs.

5. Coordination, reporting et sécurisation documentaire
- Assurer l’interface quotidienne avec la direction générale, les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
- Produire des points de situation réguliers, synthétiques et fiables à destination du maire et du responsable du service.
- Organiser les dossiers et espaces partagés selon une nomenclature commune, avec des versions identifiées et une traçabilité des validations.
- Veiller au respect du RGPD, des règles d’archivage et de la confidentialité des informations traitées.

MISSIONS SECONDAIRES :

- Participer à l’organisation administrative de réunions, visites officielles, cérémonies et temps de représentation du maire.
- Mettre à jour les annuaires, listes de contacts, modèles de courriers et outils de suivi partagés.
- Contribuer au suivi des délibérations, conventions et décisions intéressant les projets structurants et leurs financements.
- Assurer, à la demande, la continuité de certaines fonctions de secrétariat au sein du service.

MISSIONS PONCTUELLES :

- Participer à des réunions en dehors des horaires habituels, selon les nécessités de service.
- Préparer des dossiers urgents, notes de synthèse ou recherches documentaires à la demande des responsables de rattachement.
- Apporter un appui administratif ponctuel lors de contrôles, audits ou demandes complémentaires des financeurs

Profils recherchés

Bac à Bac+2/3 en assistanat de direction, gestion administrative, secrétariat ou administration publique, ou expérience professionnelle significative sur un poste comparable.

Savoirs
- Fonctionnement d’une collectivité territoriale, acteurs et circuits de décision.
- Techniques de secrétariat, correspondance administrative, gestion documentaire et archivage.
- Notions de gestion de projet, de finances publiques et de subventions.
- Maîtrise des outils bureautiques, agendas partagés, tableaux de suivi et plateformes dématérialisées.

Savoir-faire
- Organiser un agenda complexe, hiérarchiser les demandes et anticiper les échéances.
- Rédiger avec précision, synthétiser une réunion et formaliser un relevé de décisions.
- Constituer un dossier complet, contrôler les pièces et suivre plusieurs procédures simultanément.
- Construire et tenir des tableaux de bord, plans d’action et échéanciers.
- Gérer les urgences et les imprévus, rendre compte et alerter au bon niveau.

Savoir-être
- Discrétion absolue, loyauté institutionnelle, neutralité, devoir de réserve et respect de la confidentialité.
- Rigueur, méthode, sens de l’organisation, fiabilité et attention portée aux détails.
- Réactivité, disponibilité, autonomie, esprit d’initiative et capacité à travailler sous contrainte de délais.
- Diplomatie, maîtrise de soi, sens de l’accueil et qualités relationnelles avec des interlocuteurs variés.