Assistant de Direction F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le Département des Yvelines recrute un Assistant de Direction F/H.

Poste basé à Guyancourt.

Au sein de la Direction de l’Autonomie Maison Départementale de l’Autonomie, l’assistant de direction F/H a une mission d’appui auprès de la Direction dans la conduite administrative des missions de la Direction.

La direction de l’autonomie est composée de plus de 120 agents qui contribuent à la mise en œuvre de la politique départementale auprès des séniors et personnes en situation de handicap. La direction et ses partenaires rendent plus de 120 000 décisions par an auprès des usagers.

L’assistante est l’interface avec les autres directions du Département et avec les différents partenaires institutionnels et associatifs.

Missions / conditions d'exercice

Coordination du pôle assistantes (5 agents)

Articulation et coordination des missions des assistantes et chargées administratives au sein du pôle assistantes : continuité de la mission (remplacement en cas d’absence)
Accompagnement des agents du pôle assistantes sur leurs postes
Déploiement de process administratifs communs à l’ensemble de la Direction
Tenue de réunions de pôle régulières
Collaboration avec la direction
Suivi des activités courantes
Aide à la décision
Mission de veille et d’alerte
Gestion de la boite mail de la Directrice
Exécution des missions administratives

Appropriation de la politique départementale
Préparation de fonds de dossiers pour la Directrice (relance, rappel des échéances, etc.)
Rédaction de courriers
Garante des productions écrites (relecture, orthographe, syntaxe, mise en forme, respect de la charte graphique, validation…) avant diffusion
Centraliser et organiser les outils de communication
Traitement, classement et archivage des documents administratifs (courriers, conventions, notes PCD, etc.) sous format papier et dématérialisé,
Pilotage des rapports et délibération dans l’outil dédié (rappel échéances, vérification de la complétude des pièces, liens avec la DF et la DGA et suivi du work flow)
Suivi des courriers, des parapheurs
Accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de la Direction
Gestion des fournitures
Appui administratif à l’ensemble de la direction (informatique, process, etc.)
Gestion de l’agenda

Gestion particulière de l’agenda de la Direction
Organisation des réunions et d’instances pour la direction
Gestion de la logistique : réservation de salle, équipements, stationnement, commande traiteur en cas d’évènement etc.
Gestion des ressources humaines

En lien avec le SG et la RH

Suivi RH de la direction : congés et absences via la calculette, demande de formation
Référente nouveaux arrivants, volet administratif lié aux mouvements des personnels
Référente « Travel Planet » pour les déplacements
Aide sur les outils : Notilus, Calculette
Accès aux applications et dossiers informatiques
Mise à jour des organigrammes, des arrêtés de délégation, des tableaux de bord (suivi des effectifs, placing, etc.)

Profils recherchés

Nb d'années d'expérience min. requis :
Minimum 5 ans

Formation (diplômes, certifications, agréments...)
Diplôme obligatoire ou min. requis *1 : Bac+2, BTS, DUT
Maîtrise des logiciels informatiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams) et des progiciels (Air Delib, Grand Angle, Solis, SisMarchés)
Progiciels : I-Parapheur, Air Délib, Travel Planet …

Savoir-faire :
Grande rigueur, et forte capacité d'organisation, de méthode.
Capacité d'appropriation rapide des sujets et d'anticipation.
Autonomie.

Savoir-être :
Qualités relationnelles.
Confidentialité, discrétion.
Esprit d'équipe.
Sens du service au public.

AUTRES INFORMATIONS :

Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI).