AGENT D'ACCUEIL F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

· Assurer l'accueil, l'information, l'orientation et l'accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives.

· Garantir une qualité de service et de relation à l'usager sur l'ensemble des canaux d'accueil.

· Contribuer à la continuité du service public en assurant une polyvalence sur les différents sites et postes d'accueil.

Missions / conditions d'exercice

Principales responsabilités :

1. Accueil et accompagnement des usagers

· Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité sur les différents sites d'accueil (site Mitterrand, site Lafayette et Hôtel de Ville et d'Agglomération).

· Accueillir, informer, renseigner et orienter les usagers vers les services compétents afin de garantir une réponse adaptée à leurs demandes.

· Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives et numériques afin de favoriser leur autonomie.

· Délivrer les documents et imprimés administratifs mis à disposition du public et accompagner leur complétude.

· Assurer le traitement simultané des sollicitations reçues par les différents canaux de contact (accueil physique, téléphone, courriels et outils numériques).

· Actualiser ses connaissances sur l'organisation, les missions et l'actualité des services afin de garantir la fiabilité des informations communiquées aux usagers.

2. Gestion de la Relation Usagers (GRU)

· Recueillir, analyser, enregistrer et orienter les demandes, signalements et réclamations des usagers, quel que soit le canal de contact utilisé, et les transmettre aux services compétents pour traitement.

· Assurer la traçabilité et le suivi des demandes au sein des outils dédiés.

· Contribuer à la qualité des données enregistrées et au bon fonctionnement de la démarche de relation à l'usager.

· Participer à la production et au suivi des indicateurs d'activité du service.

3. Gestion administrative des accueils

· Assurer l'ouverture et la fermeture des accueils dans le respect des procédures en vigueur.

· Vérifier la disponibilité des salles de réunion de l'Hôtel de Ville et d'Agglomération, enregistrer et valider les demandes de réservation.

· Assurer l'affichage réglementaire des actes administratifs et arrêtés soumis à publicité.

· Suivre les délais réglementaires d'affichage, tenir à jour le registre dédié et garantir la traçabilité des affichages réalisés.

· Établir les certificats d'affichage à destination des services, organismes ou partenaires demandeurs.

· Assurer la distribution des sacs jaunes conformément aux procédures en vigueur.

4. Gestion des accès et coordination avec les agents de sécurité

· Assurer la remise, le suivi et la restitution des badges d'accès temporaires, vérifier l'identité des bénéficiaires, garantir la traçabilité des prêts et signaler toute anomalie.

· Établir et transmettre aux agents de sécurité ou à la société de surveillance les plannings et informations nécessaires à l'organisation de l'accueil du public, des visiteurs et des participants aux réunions, conseils, manifestations et événements organisés en dehors des horaires d'ouverture.

5. Gestion des objets trouvés

· Assurer la gestion des objets trouvés déposés par les usagers, la Police nationale et les partenaires habilités, notamment la société Impuls'Yon.

· Enregistrer les dépôts et restitutions dans le registre dédié et garantir la traçabilité des opérations réalisées.

· Rechercher les propriétaires des objets trouvés et assurer leur restitution après vérification de leur identité.
· Informer les usagers sur les modalités de dépôt, de conservation et de restitution des objets trouvés.

· Veiller au respect de l'arrêté municipal relatif aux objets trouvés et des délais réglementaires de conservation.

· Organiser, en lien avec les services compétents, l'enlèvement et la destruction des objets non réclamés.

6. Organisation et continuité du service

· Participer aux échanges d'informations et au partage des connaissances au sein de l'équipe.

· Participer aux réunions de service et assurer, par roulement avec les autres agents de l'équipe, la rédaction et la diffusion des comptes rendus.

· Contribuer à l'amélioration continue des procédures et des pratiques d'accueil.

· Assurer une polyvalence sur les différents sites et postes d'accueil selon les nécessités du service.

· Effectuer des rotations entre les différents accueils conformément à l'organisation définie par le service.

· S'adapter aux évolutions organisationnelles, réglementaires et techniques impactant les missions du service.

· Contribuer à la continuité et à la qualité du service public.

Profils recherchés

Compétences, qualités requises :

Professionnelles :

· Maîtriser les logiciels dédiés : Synbird, e-Colbert, GRU, Word, Excel, messagerie électronique...

· Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique.

· Avoir de bonnes aptitudes de communication orale et écrite.

· Identifier les besoins des usagers et adapter sa réponse.

· Coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées.

· Rechercher, analyser et transmettre une information fiable.

· Diagnostiquer les demandes urgentes et établir des priorités d'intervention.

· Gérer les situations difficiles ou conflictuelles avec diplomatie.

· Accompagner les usagers dans leurs démarches dématérialisées.

· Connaître l'organisation et le fonctionnement des services de la collectivité.

· Respecter les obligations de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Personnelles :

· Avoir le sens du contact, de l'écoute et de la relation à l'usager.

· Être autonome et savoir prendre des initiatives.

· Être rigoureux, organisé et discret.

· Faire preuve de curiosité pour rechercher l'information.

· Savoir travailler en équipe.

· Faire preuve d'adaptabilité au regard de l'évolution des missions d'accueil.

· Faire preuve de patience et de maîtrise de soi.

· Développer une posture de service public.