Gestionnaire Administratif et Formation F/H - REF 296

À propos de nous L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d'enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d'1 établissement-composante (l'Ecole d'ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares. L'établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l'issue de la période d'expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l'EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l'enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s'inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d'ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse. La structure de rattachement hiérarchique (présentation, rattachement, composition équipe) Le poste de gestionnaire administratif et formation sera rattaché hiérarchiquement au Pôle Grands Projets de l'Université de Toulouse dans le cadre du projet UNITEID et des activités globales du Pôle Grands Projets. Vous travaillerez sous la supervision de la cheffe de projet UNITEID, en lien fonctionnel avec le responsable scientifique du projet UNITEID, et en interface avec différentes Directions au sein de l'Université. Le projet UNITEID, sous financement AMI-CMA France 2030 pour une durée de cinq ans de 2025 à 2029, est une École Universitaire de Recherche (EUR) au sein de l'Université de Toulouse, qui vise à développer une offre de formation d'excellence de la filière des Maladies Infectieuses Émergentes, avec une attractivité internationale, et de renforcer l'expertise. Le projet UNITEID s'appuie sur un réseau international d'universités et d'instituts (de 30 pays différents), ainsi que d'industriels associés. Mission Le Gestionnaire (F/H) est en charge d'assister la Cheffe de projet UNITEID et de contribuer aux activités globales du Pôle Grands Projets pour les missions suivantes : Gestion de la formation :

• Gestion de la scolarité de la formation sur les logiciels CelCat et Apogée, en interface avec les autres services concernés de l'Université ;
• Saisie des emplois du temps et affectation des salles d'enseignement ;
• Élaboration et suivi des listes d'émargement ;
• Réalisation des inscriptions pédagogiques des étudiants ;
• Saisie des notes ;
• Édition des procès-verbaux de délibération pour les jurys ;
• Édition et communication des relevés de notes.

Gestion administrative :

• Instruction et suivi des conventions de stage en interface avec les services concernés au sein de l'Université ;
• Mise en place et suivi des gratifications de stage ainsi que des bourses de mobilité entrante et sortante en lien avec le Service Financier de l'Université ;
• Réalisation et suivi des actes de gestion administrative au quotidien (demandes d'achat, ordres de mission, réservations de voyags, etc ...) ;
• Organisation logistique d'événements (écoles d'été, colloques, séminaires) ;
• Suivi et classement des dossiers de candidature des étudiants ;
• Suivi et accompagnement des étudiants sélectionnés ;
• Participation aux réunions d'équipe et aux réunions des instances de gouvernance du projet ;
• Contribution à la rédaction de comptes-rendus de réunions, points, conférences, ... ;
• Mise en place et analyse de questionnaires et d'enquêtes auprès des étudiants et des anciens étudiants ;
• Collecte des indicateurs du projet auprès des partenaires.

Conditions générales du poste :

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATFR ou équivalent
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2026
• Poste ouvert uniquement aux contractuels
• Type de contrat proposé et durée : CDD de 12 mois
• Localisation géographique : Toulouse
• Groupe RIFSEEP ou cotation du poste : 1
• Rémunération : comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de l'expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 178€.

Profil Connaissances :

• Connaître l'environnement de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche ;
• Comprendre l'enjeu des projets EUR.

Savoir-faire techniques :

• Maîtriser le suivi administratif ;
• Avoir une bonne capacité de synthèse ;
• Etre un bon communiquant par écrit ;
• Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) ;
• Connaître les logiciels Celcat et Apogée serait un plus ;
• Justifier d'un niveau d'anglais B2 serait un plus.

Savoirs comportementaux :

• Savoir rendre compte et travailler en équipe ;
• Faire preuve de rigueur, organisation et fiabilité ;
• Être polyvalent, dynamique et réactif ;
• Apprécier les relations sociales (avec les étudiants, les partenaires internationaux, les collègues de différents services...).

Diplôme requis : BAC + 2 (BTS) Expérience souhaitée : Intermédiaire (3 à 5 ans) Une première expérience en tant que gestionnaire administratif et/ou de formation est préférable mais non obligatoire. Politique Sociale et Avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail pour les personnels BIATSS (si contrat > à 10 mois):

39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé

• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé - Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2025
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences...)
• Crèche.