Assistant(e) Médico-Administratif(ve)

L'ÉTABLISSEMENT :
Centre Hospitalier Intercommunal Robert Ballanger (CHIRB) situé en Seine-Saint-Denis,
Médecine (addictologie, dermatologie, cardiologie, douleur, endocrinologie-diabétologie, gastroentérologie, HDJ médecine, HDJ oncologie, médecine interne et maladies infectieuses, pneumologie, rhumatologie, réanimation-USC, soins palliatifs, Soins de Suite et Réadaptation (SSR) polyvalent et locomoteur et neurologique),
Chirurgie (ambulatoire, viscérale, thoracique et endocrinienne, maxillo-faciale, plastique et esthétique, ophtalmologie, ORL, orthopédie, urologie, bariatrique).
Secteur Femme-Enfant : maternité de niveau 2B (3 500 accouchements par an),service de gynécologie-grossesse à haut risque, planning familial, services de pédiatrie comportant des lits de soins continus, néonatologie, chirurgie pédiatrique orthopédique, viscérale, les spécialités d'ophtalmologie, d'otorhino-laryngologie (ORL), stomatologie, urologique, et un service de pédopsychiatrie.
70 000 passages aux urgences
LE POSTE :
- Accueillir physiquement et par téléphone les patients, les familles et autres intervenants (médecin de ville, laboratoire) en fournissant des informations pertinentes dans son domaine de compétence.
- Assurer le bon fonctionnement et l'organisation d'un secrétariat, incluant la dactylographie, les tâches de bureautique et les tâches administratives courantes.
- Vérifier les mouvements quotidiens : assurer le suivi des entrées et sorties journalières et signaler toute anomalie si nécessaire.
- Prendre les rendez-vous.
- Numériser et classer les documents conformément à la procédure de l'établissement.
- Programmer les interventions chirurgicales dans sa spécialité.
- Préparer et participer aux réunions de staff si nécessaire.
- Transmettre les éléments en lien avec les AMA RCP (Réunion de Concertation Pluridisciplinaire).
- Gérer administrativement les transferts intra et extra hospitaliers des patients : préparer et vérifier la complétude des dossiers de transfert (CRH, lettre de liaison, PTAH si nécessaire, ordonnance).
- Gérer les tableaux de suivi des activités du service.
- Saisir, optimiser, et vérifier l'exhaustivité du codage.
- Assurer le secrétariat de chefferie de service, incluant la gestion des listes de garde et des tableaux de service.
- Assurer le lien avec l'AMA pour la réclamation des dossiers des usagers et prendre en charge cette tâche en cas d'absence de l'AMA.
- Gérer les dossiers médicaux : numériser et classer les examens complémentaires et courriers extérieurs, organiser le contenu du dossier, et gérer le mouvement des dossiers d'archives via le logiciel Mo-archives.
- Effectuer les différentes demandes logistiques, informatiques et techniques (GMAO, GLPI, MAGH2).
- Encadrer les stagiaires en secrétariat médical : assurer le tutorat, évaluer et valider les stages sous la supervision de la coordinatrice des AMA.
- Participer à l'activité des autres secrétariats de l'établissement, en apportant une aide à la frappe ou en remplaçant en cas d'absence.
- Participer aux réunions de service et/ou aux groupes de travail au sein de l'unité et de l'établissement.
PROFIL RECHERCHÉ :
Savoir- être :
- Respecter le secret professionnel
- Savoir travailler en équipe
- Etre réactif et avoir une grande adaptabilité
- Savoir gérer le stress, maîtrise de soi
- Etre autonome, rigoureux organisé
- Avoir un très bon relationnel
Savoir-faire :
- Savoir renseigner et diriger
- Prendre des initiatives
- Avoir le sens des responsabilités
- Savoir orienter et filtrer les appels internes et externes
- Savoir renseigner ses interlocuteurs
- Savoir gérer l'urgence