Secrétaire de direction temps partiel

Secrétaire de direction CDD ou CDI temps partiel
Poste à pourvoir rapidement
Nous cherchons un ou une secrétaire de direction, en alternance BTS SAM, ou en CDD à temps partiel 70%. Nous cherchons avant tout une personne qui saura comprendre les enjeux de son métier, mettre son sens du contact et son agilité au service des patients, résidents, et des services administratifs, au sein d'une structure bienveillante. Vous devrez avoir un très bon sens de la communication, envers tous types de publics, car vous serez un des premiers contacts de nos interlocuteurs extérieurs.
Si le bien-être de nos ainés est une valeur que vous partagez, n'hésitez pas à postuler ! Nous accueillons toutes les candidatures
Vous travaillerez sous la direction du directeur d'établissement, en relation avec 5 directions internes et tous les services administratifs. Vos missions principales seront :
· Activités courantes
Traitement des appels téléphoniques et des mails
Traitement des courriers de la direction et de l'EHPAD et distribution du courrier de la direction
Préparation, mise en forme et envoi de courriers divers
Gestion des rendez-vous divers pour la direction
Réservation des salles de réunion (préparation des tableaux de réservation 1 fois par an)
Préparation et diffusion des notes de service
Recensement des arrêts de travail
· Traitement des plaintes et réclamations
Réception et enregistrement des plaintes
Envoi du courrier de réception et de réponse (après traitement par interlocuteur approprié)
· Traitement des demandes de dossiers médicaux
Réception et enregistrement des demandes, réponses afférentes et envoi du dossier médical
· Préparation et participation à des réunions ponctuelles
CSE, FS, Conseil de surveillance, CDU, CVS, CME (4 fois par an), Directoire et collèges médicaux : mensuel
Réservation d'une salle, récupération des ordres du jour auprès des directeurs, envoi des convocations, PV de séances et diffusion aux membres
Pour ce poste vous devez maitriser la suite Office et avoir de bonne qualités rédactionnelles. Vous devez avoir le sens de l'accueil et maîtriser les méthodologies de classement et d'archivage. Vous savez optimiser le planning de travail et travailler en équipe pluridisciplinaire. Savoir vous organiser sera primordial car vous travaillerez en autonomie. Postulez si vous avez une expérience dans un domaine en contact avec du public et que vous avez testé des méthodes d'organisations pour trouver celle qui est fiable pour vous.
Vous serrez accompagné dans vos premières semaines par l'assistante de direction en poste.
Vos Avantages :
Parking gratuit ou 75% de prise en charge transports en communs ou prime mobilité durable
L'évolution professionnelle : la formation et la promotion professionnelle sont au coeur de nos valeurs, nous vous accompagnons dans des formations théoriques, pratiques et diplômantes.
Chacun a de bonnes idées ! Tous nos collaborateurs peuvent s'engager dans des projets RSE qu'ils portent (prime d'engagement collectif)
Description de l'établissement :
La Fondation Roguet c'est 119 ans d'histoire au service de l'accompagnement des personnes âgées. La Fondation Roguet est un établissement public de santé comportant un hôpital (soins de suite et de réadaptation et soins de longue durée) et une maison de retraite médicalisée (EHPAD) qui regroupe près de 400 collaborateurs mais surtout plus de 60 métiers.
Aussi bien la diversité des profils, la taille de l'établissement que le dynamisme des équipes sont des leviers essentiels de transformation pour inventer aujourd'hui l'hôpital public de demain.