Assistant administratif et financier (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Avec un budget d’1.9 milliard d’euros et plus de 4 000 agents, la Région est présente sur tout le territoire. De la formation des demandeurs d’emplois à la transition énergétique et écologique, du développement économique aux transports, des lycées à l’agriculture, de la jeunesse aux fonds européens, du sport au tourisme, de la protection de l’environnement et des ressources naturelles à la valorisation et le recyclage des déchets, elle agit au quotidien pour toutes et tous.

La Région est cheffe de file en matière d’aménagement et de développement durable du territoire, et d’économie circulaire. Après des concertations riches avec les acteurs régionaux, elle s’est dotée en 2020 d’un Schéma Régional d’Aménagement, de Développement Durable et d’Egalité des territoires (SRADDET), comprenant un volet Déchets. Dans le domaine de l’eau, la région conduit une politique active visant la préservation et restauration des milieux aquatiques.
Par ailleurs, une feuille de route eau 2026-2030 a été élaborée visant à engager l’ensemble des politiques d’intervention vers un nouveau modèle favorisant la biodiversité et plus économe en ressources.

Avec ses 13 agents, le service Eau-Déchets-Education à l’environnement accompagne les initiatives des porteurs locaux, publics ou privés, via des financements, un appui technique ou de l’animation collective grâce à l’ingénierie de son équipe.

La Région Bourgogne-Franche-Comté recrute pour la Direction de l'environnement, un Assistant administratif et financier (F/H).

A ce titre, vous serez en charge d'organiser et coordonner l’environnement professionnel du service Eau-Déchets-EEDD, d'assurer l’accueil téléphonique et physique, le secrétariat et la gestion administrative du service et de réaliser les tâches d’appui logistique.
Vous participerez à la gestion financière et administrative des dossiers du service et de la direction.
Vous appuierez également les chargés de mission de l’Observatoire Déchets (ODEC) dans le suivi des relations avec les 96 EPCI et syndicats de traitement/collecte des déchets.

Missions / conditions d'exercice

DESCRIPTIF DU POSTE

SECRETARIAT
Gérer le courrier entrant (tri, soumission, ventilation) et mise à jour de la base de données "courrier arrivé" de la direction
Saisir et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus
Vérifier et soumettre à la hiérarchie les courriers et notes, via les parapheurs et/ou par voie dématérialisée
Assurer le suivi du circuit de validation des courriers et notes (mise à jour dans les bases de données "courrier départ" et "Notes")
Envoyer les courriers du service
Réceptionner, trier, classer, transférer et archiver les documents (courriers, notes, mails) et dossiers du service
Assurer la mise à jour des fichiers de partenaires du service ou de la direction
Effectuer une veille sur la messagerie du service en cas d’absence
Gérer les arrêtés (logiciels spécifiques)

ORGANISATION ET COORDINATION DE L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL DU SERVICE ET DE LA DIRECTION
Gérer la logistique des réunions et des déplacements : gérer les agendas, réserver les salles, les véhicules, les billets de train, établir les ordres de missions et gérer les notes de frais de déplacements
Participer à l'organisation administrative et technique et à l'accueil des manifestations événementielles du service et/ou de la direction : gérer administrativement et techniquement les réunions de préparation des événements, les invitations et les dossiers, et gérer la logistique avec les moyens généraux et les services techniques
Organiser et mettre à jour les bases de données des partenaires : alimenter les données en lien avec les chargés de mission et en tenant compte de l’évolution du paysage intercommunal

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
Assurer la gestion administrative et financière des événements (salles, déplacements, traiteurs…) : demander les devis, les RIB, les SIRET et si besoin demander les créations de tiers, créer les engagements de dépenses dans Grand Angle, rédiger les lettres de commande, gérer les factures (de la liquidation au mandatement), scanner et coder les documents pour la dématérialisation, mettre à jour les tableaux de suivi du budget dédié
Apporter un appui administratif et financier aux gestionnaires administratives et financières sur la gestion des demandes de subvention
Réceptionner les dossiers de demande de subvention et vérifier la complétude et la conformité
Contrôler les pièces justificatives et demander les éventuelles pièces manquantes
Assurer la numérisation des dossiers et aider leur classement informatique en lien avec les chargés de mission

COMMANDE PUBLIQUE
Pour les marchés non formalisés
-Réaliser les lettres de commande en collaboration avec les chargés de mission, ainsi que la création des tiers et des engagements correspondants
-Vérifier les factures reçues sur CHORUS, demander les corrections nécessaires
-Etablir et faire valider les services faits
-Gérer les factures de leur liquidation à leur mandatement

Pour les marchés formalisés (MAPA, appels d’offres) :
- Assurer la vérification des factures en lien avec les chargés de mission et le SAF

Pour l’ensemble des marchés :
-Assurer le suivi des demandes de subvention de la Région (auprès de l’ADEME) : établir et transmettre l’ensemble des pièces pour le paiement de la subvention à la Région

POLYVALENCE
Assurer le remplacement d’un(e) assistant(e) administratif (ve) ou d’un(e) assistant(e) de direction

COMMUNICATION
Assurer l’accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels) et l’accueil physique (réunions, rendez-vous)
Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes (Service administratif et financier du pôle, directions des finances et du budget, des moyens généraux, ders ressources humaines, des achats) et externes
Répondre aux demandes d’information des usagers.

Profils recherchés

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES ATTENDUES
Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
Maîtrise des techniques de secrétariat
Connaissance du fonctionnement de la collectivité
Connaissance de bases de la comptabilité et des finances publiques

APTITUDES REQUISES
Aptitude à la communication transversale
Réactivité
Sens des relations avec les usagers et les partenaires extérieurs
Sens du travail en équipe

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Poste localisé sur le site de Dijon (1, boulevard de Champagne - Quartier d'affaires Clémenceau)

Avantages : horaires souples, forfait télétravail, jusqu’à 23 jours de RTT par an, chèques déjeuner, association du personnel, participation complémentaire santé, autres prestations sociales,

Intégrer la Région Bourgogne-Franche-Comté, c’est bénéficier de conditions de travail enviables. Le dernier baromètre social le montre bien : plus de 80% des votants ont mis en avant la motivation à gérer leurs missions, les conditions de travail appréciées, l’autonomie pour réaliser les activités et des relations de travail satisfaisantes.

La Région Bourgogne-Franche-Comté lutte contre toutes les formes de discriminations et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes qui régissent le statut de la fonction publique.

Pour des renseignements techniques sur les missions, vous pouvez contacter Madame Louise ROUGET, cheffe du service Eau Déchets au Voir le numéro de téléphone sur emploi-territorial.fr.