Assistant(e) administratif(ve)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Raison d’être du poste et sa contribution au fonctionnement de la collectivité :
Assurer, au sein de la collectivité, la gestion administrative polyvalente et le bon fonctionnement quotidien du service, en prenant en charge l’accueil et l’information des usagers, le traitement des opérations administratives et comptables courantes ainsi que le suivi administratif des ressources humaines.
L’agent contribue à garantir une continuité, une qualité et une fiabilité du service public, en veillant au respect des procédures, des délais et des obligations réglementaires applicables à la collectivité.
À ce titre, il constitue un interlocuteur administratif de proximité, aussi bien pour les usagers que pour les, agents de la collectivité, les fournisseurs et les partenaires institutionnels. Il assure la circulation et la fiabilité des informations nécessaires au traitement des dossiers

Missions / conditions d'exercice

1. Assurer l’accueil et le secrétariat administratif
Accueillir, renseigner et orienter les usagers, physiquement et par téléphone.
Identifier les demandes et apporter un premier niveau de réponse.
Assurer la réception, l’enregistrement, la diffusion et le suivi du courrier.
Rédiger les courriers, attestations, notes et documents administratifs courants.
Organiser et suivre les rendez-vous et réunions.
Constituer, mettre à jour, classer et archiver les dossiers administratifs.
Assurer le suivi des demandes des administrés et des différents interlocuteurs.
Transmettre les informations aux services ou agents concernés.
Participer à la continuité de l’accueil et du secrétariat.
2. Assurer le suivi administratif et comptable
Réceptionner et contrôler les factures et pièces justificatives.
Préparer les engagements de dépenses et assurer leur suivi.
Préparer les mandats et les titres selon les procédures de la collectivité.
Assurer le suivi des bons de commande et des crédits disponibles.
Contrôler la conformité des pièces comptables.
Assurer le suivi des paiements et des recettes.
Échanger avec les fournisseurs et les services concernés pour résoudre les anomalies.
Participer au suivi de l’exécution budgétaire.
Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi comptable.
Participer aux opérations de fin d’exercice et de clôture budgétaire.
3. Assurer la gestion administrative des ressources humaines
Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des agents.
Assurer le suivi des congés, absences et autorisations d’absence.
Recueillir et contrôler les éléments nécessaires à la préparation de la paie.
Assurer le suivi administratif des arrêts de travail.
Préparer les documents administratifs relatifs aux recrutements, contrats et renouvellements.
Participer à l’accueil et à l’intégration administrative des nouveaux agents.
Assurer le suivi des visites médicales, formations et entretiens professionnels.
Mettre à jour les tableaux de suivi des effectifs et des situations administratives.
Préparer et transmettre les documents nécessaires aux organismes partenaires.
Assurer le classement et l’archivage des dossiers RH dans le respect de la confidentialité.

Profils recherchés

Environnement des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale ; principes de comptabilité publique locale et de gestion budgétaire ; règles de gestion administrative des ressources humaines ; procédures administratives et accueil du public ; règles de confidentialité et de protection des données ; techniques de classement et d’archivage ; maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métiers.

Accueillir et renseigner les usagers ; traiter et suivre les dossiers administratifs ; rédiger des documents professionnels ; réaliser les opérations administratives et comptables courantes ; assurer le suivi administratif des agents ; utiliser les logiciels métiers et outils bureautiques ; contrôler et fiabiliser les informations ; respecter les procédures et les délais ; organiser et prioriser son activité ; rendre compte et alerter sa hiérarchie.

Sens du service public, qualités relationnelles, sens de l’accueil, rigueur, organisation, discrétion professionnelle, polyvalence, adaptabilité, autonomie, réactivité, esprit d’équipe, diplomatie, capacité à gérer les priorités et respect de la confidentialité.