Secrétaire général de mairie (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 7 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste de secrétaire général de mairie dans une commune de moins de 2000 habitants. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Oui

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

statutaire

Descriptif de l'emploi

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Elle/il assure l'organisation et la coordination des services municipaux en faisant le lien entre les
différents acteurs (élus, agents, habitants, associations).

Missions / conditions d'exercice

ADMINISTRATION GENERALE :
URBANISME (en lien avec l'agent d'accueil et les élus)
- Renseigner les usagers sur les autorisations nécessaires
- Tenir le registre des permis de construire et des déclarations de travaux,
- Enregistrer, appliquer et afficher les instructions réglementaires et transmettre et suivre les dossiers aux services instructeurs
- Pré instruire les dossiers d’urbanisme
- Rédiger les arrêtés et actes de répartition, contrôle de conformité, alignement
- Renseigner les notaires, gérer les déclarations d’intention d’aliéner
- Réviser le PLU, le cas échéant
Assurer l'assistance et le conseil aux élus :
• Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal;
• Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques, suivi des dossiers avec les élus,
• Préparer et suivre les conseils municipaux, réunions et commissions.
Élaborer les documents administratifs :
• Rédaction des délibérations, arrêtés et actes administratifs ;
• Suivi des dossiers administratifs et réglementaires ;
• Veille juridique et administrative ;
• Sécurisation des procédures administratives ;
• Gestion (pour le compte de l’Etat) de l'état civil, des élections et des débits de boissons ;
• Suivi des assurances et contentieux courants ;
• Traitement et suivi du courrier.

Gestion budgétaire, financière et marchés publics
Préparer et suivre les budgets :
• Élaboration et suivi du budget communal ;
• Exécution budgétaire, préparation des décisions modificatives ;
• Relations avec le comptable public et l'élu en charge
• Suivi de la trésorerie, des équilibres financiers et prospective budgétaire ;
• Optimisation des ressources communales.
Assurer la gestion comptable quotidienne :
• Mandatement des dépenses et recettes ;
• Traitement des bons de commande;
• Préparation des titres de recettes et de la facturation aux usagers ;
• Gestion des régies de recettes ou d'avances;
• Gérer et suivre les marchés publics ;
• Montage et suivi des dossiers de subventions ;
• Suivi administratif et financier des opérations d'investissement.

Services aux administrés :
Renseigner la population, instruire les dossiers d’Etat Civil :
• Instruire les dossiers sur les domaines de l'état civil (naissances, mariages, décès, PACS,
changements noms/prénoms, reconnaissances, établissements de livrets de famille, traitement
des demandes d’actes…), des élections, de l'urbanisme et de l'aide sociale ;
• Élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
• Interface avec les services dédiés et notamment La Poste.
Anticiper et organiser les élections :
• Inscriptions et radiations sur les listes électorales, changements d’adresse, révision/refonte
annuelle, organisation et tenue des commissions de contrôle des listes électorales ;
• Établissement et envoi des cartes d'électeurs ;
• Préparation des élections (bureau de vote, listes d'émargements, dépouillement, procès-verbal,
communication des résultats).

Gérer le patrimoine communal et les services communaux :
• Gestion des locaux communaux (salle polyvalente, gîte, garderie, bibliothèque, cantine…) ;
• Tenue des registres de sécurité des équipements communaux ;
• Suivi et mise à jour des contrats d'assurance, gestion des sinistres ;
• Tenue du registre d'inventaire ;
• Gestion du cimetière (règlement, concessions, registres, législation funéraire) ;
• Gestion de la voirie communale (réglementation, classement, entretien).
Préparer et suivre les actes de police générale :
• Préparation, transmission, affichage et notification des arrêtés de police municipale et de salubrité
(en lien avec le policier municipal mutualisé) ;
• Suivi de l'exécution et de l'application des arrêtés.

Gérer les ressources humaines de la collectivité :
• Gérer, encadrer et suivre le personnel communal : leurs carrières et leurs plannings;
• Rédiger les actes, les contrats et les arrêtés individuels ;
• Constituer les dossiers et saisir les instances paritaires ;
• Réaliser les paies et les déclarations aux organismes de cotisations sociales ;
• Réaliser les entretiens professionnels annuels ;
• Assurer la gestion des absences médicales et le suivi des congés ;
• Inscrire les agents en formation et les conseiller ;
• Suivre les contrats de mutuelle, prévoyance et action sociale ;
• Superviser la démarche de prévention des risques professionnels ;
• Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires
- Gérer les services communaux existants (salle, garderie, bibliothèque, cantine,...).

Profils recherchés

SAVOIRS
● Être doté d’une bonne culture territoriale, faire une veille territoriale;
● Connaître les domaines de compétences des communes et des EPCI et leur organisation ;
● Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale,
- Maîtriser les règles d'état civil et d'urbanisme ;
● Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
● Connaître les règles budgétaires et comptables des collectivités;
● Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics ;
● Maîtriser les outils informatiques, Office 365, REU, SIG... (la connaissance du logiciel BERGER-LEVRAULT est un atout).

SAVOIR FAIRE
● Savoir gérer la polyvalence et les priorités, respecter les délais réglementaires ;
● Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du Maire et les
actes d'état civil ;
● Vérifier la cohérence et le cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
● Préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de
subventions et des déclarations financières ;
● Élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
● Contrôler et évaluer les actions des services ;
● Piloter, suivre et contrôler les activités des agents ;
● Connaître les techniques de gestion des conflits et de médiation.
SAVOIR ÊTRE :
● Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension d’autrui ;
● Avoir le sens du service public (déontologie, discrétion, neutralité et secret professionnel) ;
● Disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
● Bénéficier d'excellentes qualités relationnelles ;
● Être autonome, disponible et faire preuve d'adaptabilité ;
● Faire preuve d'esprit d'initiative, d’analyse et de décision, fortes capacités rédactionnelles ;
● Rigueur, organisation, loyauté, sérieux et honnêteté ;
● Diplomatie et fermeté.