Agent d’accueil Guichet Unique (F/H)

Au sein du service Relations Citoyennes et sous la responsabilité du Responsable Accueils et Courriers, vous aurez pour principale mission l’accueil physique et téléphonique du public au sein du C’SAM et de l’Hôtel de Ville de Chaumont. Pour cela, serez chargé(e) des activités suivantes :

Accueillir, renseigner et orienter le public :

- accueillir le public avec amabilité,

- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,

- tenir un recensement des appels et des informations diverses recueillies,

- identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,

- renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (savoir désigner le bon interlocuteur),

- renseigner les publics en s’appuyant sur les directions concernées,

- constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour l’information du public,

- constituer une base de données pour répondre aux questions les plus fréquentes des usagers,

- être en capacité de gérer les situations pouvant être facteur de stress,

- réceptionner les documents administratifs remis par le public et les remettre aux services instructeurs.

Renseigner les logiciels métiers :

- effectuer les inscriptions scolaires,

- effectuer les inscriptions périscolaires et extrascolaires ainsi que les inscriptions dans les clubs de loisirs,

- traiter et assurer le suivi des demandes de dérogations en lien avec la Direction Education Jeunesse,

- traiter les demandes et gérer les données via CIRIL Enfance- portail famille,

- traiter les demandes (inscriptions…) déposées sur le logiciel de gestion de courrier « ELISE »,

- établir les cartes familiales,

- tenir la régie des clubs municipaux.

Assurer l’accueil à l’Hôtel de Ville en dehors des horaires d’ouverture :

- en suppléance : assurer l’accueil en dehors des heures d’ouverture au public (réunions, commissions, évènements divers).