Assistante / assistant de direction (DD820429)

L'assistant(e) participe à l'organisation des travaux liés aux politiques territoriales et assure le secrétariat du Directeur Départemental de la délégation de Tarn-et-Garonne. Description du poste Il/elle est chargé(e) de : - Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques au standard de la délégation, - Assurer l'accueil physique au rez-de-chaussée (visiophone) et téléphonique du secrétariat de direction de la délégation - Assurer le suivi de l'agenda du Directeur, l'organisation de ses prises de contacts, réunions et déplacements, - Constituer des fonds de dossiers pour préparer les réunions, - Gérer la BAL fonctionnelle « Direction » et les BAL fonctionnelles « Gestion Alertes » et « Astreintes » - Assurer la circulation de l'information entre les différents services de la délégation départementale ainsi qu'avec la Direction Générale et les Directions Régionales, - Réaliser la revue de Presse quotidienne, - Gérer le planning des comités de direction - Assurer le secrétariat du CODIR : transmission des documents de travail, rédaction des comptes rendus, - Gérer le planning annuel des astreintes et préparer les outils d'astreinte, procéder à la mise à jour des informations en lien avec le cadre référent de la délégation - Suivi des prévisions de congés de l'ensemble des effectifs lors des périodes de vacances scolaires - Suivre les tableaux de bord des activités (Enquête annuelle d'activité), - Gérer des dossiers spécifiques sous supervision du directeur (EAE des agents, EAE des directeurs d'établissements (DH et D3S), campagnes de promotions annuelles…), - Rédiger des courriers et des CR. - Suivre les courriers signalés en application de la procédure courrier DDTRI-DG, et les saisines émanant de la préfecture, - Participer à la publication des arrêtés et décisions au Recueil des Actes Administratifs - Suppléance du secrétariat mutualisé en cas d'absence de l'assistant(e) : gestion des grèves, réservation de salles de réunion - Assurer les fonctions de correspondant RH, d'Assistante de Prévention en délégation départementale (par lettres de missions), et « déontologie » - Assurer la fonction de relai pour le Service Informatique régional (en cas d'incidents, installation nouvelles arrivées, départs, demandes de matériels, mise à jour mensuelle des ordinateurs de prêt de la délégation) - Contribuer aux missions logistiques en lien avec le secrétariat mutualisé : archivage, interventions des opérateurs de maintenance des équipements, gestion et entretien du parc automobile de la délégation, - Organisation (planification, réunions, et logistique) de la Causerie 82 : temps de convivialité à destination des agents de la délégation Profil recherché Vos compétences Savoir : Organisation et politiques de santé, PRS, organisation ARS Occitanie Outils bureautiques : word, excel, power point, outlook Savoir-Faire : Qualité rédactionnelle et d'expression orale Reporting Qualité de méthode et d'organisation du travail Respecter les échéances et les plannings Savoir-être : Qualité relationnelle Discrétion et loyauté Réactivité Disponibilité Sens du travail en équipe Capacité d'adaptation Rigueur Contact

Agents Internes (ARS Occitanie) :

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Dossier de candidatures obligatoires : CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d'échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS