Chargé(e) des Assemblées

Job Description

Catégorie B / Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux

Description du poste

Le / La Chargé(e) des Assemblées occupe ses fonctions au sein de la Direction des Affaires Juridiques (DAJ), intégrée au pôle Ressources. La Direction des Affaires Juridiques comprend le service Assemblées, le service Juridique / Procédures foncières et le service Commande publique / Assurances.

La DAJ est un acteur clé du processus décisionnel, et a pour rôle d’accompagner les services, la Direction et les élus sur les choix opérés, après identification et évaluation des enjeux.

Afin de sécuriser le fonctionnement des assemblées et de garantir la continuité du circuit décisionnel, le service des assemblées comprend, sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice des Affaires Juridiques :

1. Le / la Chargé(e) des Assemblées,
2. L’assistant(e) juridique et des Assemblées.

Un lien fonctionnel est ainsi existant entre ces deux postes, le / la chargé(e) des assemblées étant en charge de la coordination du fonctionnement des Assemblées et disposant d’un rôle d’appui auprès de l’assistant(e) juridique et des Assemblées.

Il/elle est notamment en charge de l'organisation des Conseils communautaires (les Bureaux communautaires relevant de l’assistant(e) juridique et des Assemblées), et du suivi du processus exécutoire des actes.

Le / La Chargé(e) des Assemblées intègrera une équipe dynamique, évoluant dans une ambiance bienveillante, chaleureuse et conviviale.

Missions

1. Assurer le suivi des conseils communautaires : organisation des assemblées et suivi administratif (préparation des supports de présentation aux élus (Powerpoint), rédaction des notes de synthèse, rédaction des procès-verbaux, envoi des dossiers de travail, transmission en Préfecture, publication en ligne, suivi des notifications, tenue des tableaux de suivi des actes administratifs et des registres, classement, archivage, …),

1. Coordonner le fonctionnement des assemblées et optimiser les processus : vous travaillerez en lien étroit avec l’assistant(e) juridique et des assemblées, en charge de l’organisation des bureaux communautaires.

Une fois à l’aise sur le poste et les processus actuels intégrés, vous serez chargé(e) de proposer des améliorations de process afin d’optimiser certaines missions, en veillant à ce que la sécurité juridique des assemblées soit conservée,

1. Assurer le suivi du processus exécutoire des actes administratifs, principalement des délibérations et des arrêtés (transmission en Préfecture, publication, suivi des notifications, …),

1. Organiser les élections : en lien étroit avec la Directrice des Affaires Juridiques, vous serez chargé(e) de l’organisation matérielle et administrative des élections (matériel de vote, rédaction des documents afférents aux élections, ...), principalement lors du renouvellement des conseils municipaux et communautaires mais également en cours de mandat si nécessaire (démission d’un élu, ...),

1. Piloter les registres des actes administratifs,

1. Assurer le suivi des représentations auprès des organismes extérieurs et des commissions thématiques (lien avec les organismes extérieurs et les services, rédaction des délibérations, tenue à jour des tableaux de suivi, ...) et tenue à jour des annuaires des élus,

1. Assurer la veille juridique liée à la gouvernance et à l’intercommunalité, en lien avec la Directrice des Affaires Juridiques,

1. Assurer le secrétariat de la Directrice des Affaires Juridiques : Rédaction et mise en forme de courriers, préparation des engagements et des bons de commandes, organisation de réunions, …

1. Assurer le remplacement de l’assistant(e) juridique et des assemblées en cas d’absence , notamment sur l’organisation des bureaux communautaires et du suivi exécutoire des décisions,

1. Assurer le remplacement du collaborateur du président et de la Direction générale en son absence , principalement sur la gestion du courrier et la gestion des réunions de l’exécutif.

Il est demandé :

1. Une connaissance du fonctionnement des collectivités et EPCI, et notamment du processus de décision et des règles de fonctionnement des assemblées,
2. Une connaissance du circuit de légalité et du caractère exécutoire des actes administratifs,
3. Une connaissance des compétences et de l’organisation de Grand Lac, de l’intérêt et de la curiosité sur les dossiers gérés,
4. Une excellente maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, publipostage notamment), des techniques de secrétariat ainsi que de l'expression orale et écrite,
5. Une grande rigueur dans l’exercice des missions, et une bonne capacité d’organisation,
6. D’excellentes qualités rédactionnelles,
7. Une posture d’écoute, de bienveillance et d’ouverture aux relations humaines,
8. Une appétence au travail en équipe, et un esprit de convivialité,
9. Une relative autonomie dans l’organisation du travail, et la capacité à travailler dans un calendrier contraint par des délais règlementaires, nécessitant une grande réactivité et une capacité à intégrer les urgences,
10. Le strict respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Conditions

1. Poste à pourvoir : fin septembre 2026
2. Diplômes : Licence de droit ou expérience significative dans les collectivités,
3. Temps de travail : temps complet soit 36h00 par semaine (+ 6 RTT)
4. Temps de travail en soirée pour la tenue des assemblées : 1 à 2 fois par mois (récupération ou paiement des heures supplémentaires),
5. Congés annuels : au prorata de la durée de présence du contrat organisés en lien avec le responsable hiérarchique direct
6. Possibilité d’aménagement du temps de travail
7. Recrutement par voie statutaire ou contractuelle
8. Rémunération : selon grille indiciaire des rédacteurs territoriaux (prise en compte de l’expérience) + primes dont 13e mois et part variable + avantages sociaux (tickets restaurant, participation mutuelle santé et prévoyance, adhésion CNAS).
9. Le salaire est indiqué à titre indicatif sur la base d'un minimum et ne prend pas en compte pas la reprise de l'expérience que nous appliquons.
10. Le recrutement est ouvert aussi bien aux candidats titulaires de la fonction publique qu'aux candidats contractuels.

Informations complémentaires

Estelle COSTA de BEAUREGARD, Directrice des Affaires Juridiques - Tél. Voir le numéro de téléphone sur jobs.layan.eu

Les candidatures ( CV et lettre de motivation impératifs ) sont à adresser jusqu’au 16 aout 2026 inclus sous la référence « 2026-69-CHAR-ASS-DAJ »