Assistant Administratif H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la direction de l’établissement.
L’assistant·e administratif·ve assure la gestion, la coordination et le suivi administratif des activités de Léspas. Il/elle intervient en appui direct à la Direction et en lien transversal avec l’ensemble des services de l’établissement.
Le poste contribue au bon fonctionnement administratif et RH de l’établissement, à la préparation des instances de gouvernance ainsi qu’au suivi administratif des activités artistiques et du spectacle vivant.
Léspas fonctionne sous la forme d’une régie autonome personnalisée dotée de la personnalité morale et de l’autonomie financière. Le poste nécessite en conséquence une bonne compréhension du fonctionnement d’un établissement public local, de ses circuits administratifs et financiers et de ses instances de gouvernance.

Missions / conditions d'exercice

1. Gestion administrative générale et appui à la gouvernance
• Assurer la gestion administrative courante de l’établissement et le suivi des dossiers en lien avec la Direction et les services concernés ;
• Préparer et organiser les réunions ; rédiger et mettre en forme courriers, notes, rapports, convocations, comptes rendus et documents de travail ;
• Préparer les dossiers du Conseil d’administration, assurer le secrétariat des séances et participer à la rédaction des procès-verbaux et délibérations ;
• Assurer la transmission et le suivi des décisions, informations et documents auprès des administrateurs, services et partenaires concernés ;
• Contribuer à la veille administrative, juridique et réglementaire de l’établissement ;
• Gérer le courrier entrant et sortant, le classement et l’archivage papier et numérique.
2. Gestion administrative, financière et comptable
• Assurer le traitement administratif des dépenses : saisie et suivi des factures fournisseurs, préparation et édition des bons de commande, contrôle des imputations et suivi des engagements ;
• Préparer les dossiers de dépenses et assurer leur suivi en lien avec les services financiers et comptables compétents ;
• Assurer la saisie et le suivi de la régie d’avance ;
• Participer au suivi administratif de la comptabilité publique et des procédures relevant de la nomenclature M57 ;
• Concevoir et tenir à jour les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité.
3. Administration des activités artistiques et du spectacle vivant
• Suivre les contrats et conventions liés aux activités de Léspas : contrats de cession, coréalisation, mise à disposition, partenariat et documents associés ;
• Veiller à la complétude des pièces administratives et au respect des conditions administratives d’exécution des contrats ;
• Effectuer et suivre les déclarations relatives aux droits d’auteur et droits voisins auprès des organismes concernés (SACEM, SACD, SPEDIDAM, CNM, etc.) ;
• Assurer les relations administratives avec les artistes, compagnies, producteurs, partenaires et prestataires ;
• Prendre en compte les contraintes propres au fonctionnement d’un équipement culturel permanent : programmation, accueils artistiques, représentations, actions culturelles et périodes de forte activité ;
• Contribuer à la bonne circulation des informations administratives entre la Direction, la production, la régie technique, la communication, la billetterie et les partenaires concernés.
4. Gestion administrative des ressources humaines
• Organiser et suivre les procédures de recrutement : diffusion et gestion des candidatures, demandes d’emploi et de stage, organisation logistique et premier niveau d’analyse en lien avec la Direction ;
• Préparer et transmettre les éléments variables mensuels nécessaires à la paie : heures supplémentaires, pointages, absences, retenues, primes et autres éléments utiles ;
• Assurer la gestion des titres-restaurant et tenir à jour les dossiers administratifs individuels des agents ;
• Suivre les congés, RTT, CET, arrêts de travail et autres situations administratives ; tenir à jour les tableaux de suivi et le tableau des effectifs ;
• Organiser et suivre les formations, visites médicales et obligations associées ; gérer les demandes CNFPT et hors CNFPT ;
• Préparer les dossiers destinés au Comité social territorial et participer aux instances lorsque nécessaire ;
• Être l’interface administrative entre les agents, la Direction, les ressources humaines de la collectivité et les organismes compétents (Centre de gestion, CNFPT, France Travail, etc.) ;
• Contribuer au rapport social et organiser le suivi de la campagne des entretiens professionnels.
5. Missions transversales
• Organiser les déplacements professionnels des agents : transports, hébergements et logistique associée ;
• Assurer les relations administratives avec les services de la collectivité, fournisseurs, partenaires, clients et organismes institutionnels ;
• Apporter un appui ponctuel à l’équipe administrative et contribuer à la continuité de service ;
• Réaliser toute mission relevant du champ de compétences du poste, rendue nécessaire par l’activité de l’établissement et confiée par la hiérarchie.

Profils recherchés

Compétences et expertise
• Expérience en gestion administrative, idéalement au sein d’une collectivité, d’un établissement public ou/et d’un équipement culturel ;
• Connaissance de l’environnement territorial, du statut de la fonction publique territoriale et des procédures administratives ;
• Connaissance du fonctionnement d’une régie autonome personnalisée ou d’un établissement public local : Direction, Conseil d’administration, délibérations, circuits de décision et relations avec la collectivité de rattachement ;
• Maîtrise des principes de la comptabilité publique et connaissance de la nomenclature M57 ;
• Bonne connaissance du fonctionnement d’un établissement culturel et des spécificités administratives du spectacle vivant ;
• Connaissance des principaux contrats du spectacle vivant (cession, coréalisation, mise à disposition, partenariat), des droits d’auteur et droits voisins et des organismes professionnels associés ;
• Connaissance des procédures RH territoriales : recrutement, carrière, formation, temps de travail et suivi administratif des agents ;
• Excellentes capacités rédactionnelles, de synthèse et de mise en forme de documents administratifs ;
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser les logiciels métiers et téléservices nécessaires aux missions (CIRIL Finances, CIRIL RH, DGFiP, URSSAF, Net-entreprises, Emploi-Territorial, CNM, etc.) ;
• Capacité à concevoir et exploiter des tableaux de bord et outils de suivi.
Compétences territoriales et environnement culturel
• Connaissance du contexte territorial réunionnais et de l’environnement des collectivités territoriales ;
• Connaissance ou intérêt marqué pour le secteur culturel et le spectacle vivant ;
• Connaissance des acteurs culturels locaux appréciée ;
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples : services de la collectivité, partenaires institutionnels, artistes, compagnies, producteurs, prestataires et organismes professionnels ;
• Compréhension des contraintes d’un équipement culturel permanent et des rythmes spécifiques liés à la programmation et à l’accueil des spectacles.
Savoir-être
• Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ;
• Autonomie, réactivité et capacité d’initiative ;
• Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité et devoir de réserve ;
• Sens du service public et de l’intérêt général ;
• Esprit d’équipe et aptitude à travailler en transversalité ;
• Qualités relationnelles, écoute, diplomatie et capacité de médiation ;
• Polyvalence, adaptabilité et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément ;
• Sensibilité aux enjeux de responsabilité sociétale (RSE), d’égalité professionnelle et de prévention des violences et harcèlements sexistes et sexuels (VHSS).
Compétences linguistiques
• Créole réunionnais apprécié dans le cadre des relations avec les publics, partenaires et interlocuteurs du territoire.