Responsable scolarité/services d’enseignement - Arts Lettres Langues F.H

À propos de nous L'Université Jean Monnet est un établissement public expérimental (EPE) né de l'intégration de l'École Nationale Supérieure d'Architecture (ENSASE) en tant qu'établissement-composante. Etablissement pluridisciplinaire, l'Université Jean Monnet offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire et propose une recherche de qualité. Organisée autour de 6 campus (dont un campus à Roanne), l'Université accueille près de 21 000 étudiants et 1 700 personnels. Mission

POSITIONNEMENT

Le Responsable de la scolarité et des services d'enseignement est placé sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif de la faculté Arts Lettres Langues (ALL).

ATTENDUS DU POSTE

• Assurer le pilotage du pôle formation, en charge de l'organisation de la scolarité des étudiants et des services d'enseignements de la faculté ALL depuis les campagnes d'information, d'admission et jusqu'aux délivrances de diplômes
• Assurer la bonne coordination avec les autres équipes administratives (accueil, finances, espaces pédagogiques, coordinations de diplômes spécifiques...), les chargés de mission, les directions de départements et les services centraux de l'Université (Direction de la formation et de l'insertion Professionnelle, Direction de la vie de campus, Direction des relations Internationales, ...).
• Apporter un appui aux gestionnaires sur les applications spécifiques liées à la gestion de scolarité et des services enseignants.

MISSIONS

Planifier les tâches de scolarité de l'inscription à la diplomation de l'étudiant.

• Proposer une répartition cohérente, entre l'ensemble des gestionnaires de scolarité, des portefeuilles de formations et des activités transversales déléguées (Suivi des étudiants en situation de handicap, organisation d'évènements en lien avec l'orientation des étudiants, paramétrage des maquettes de formation dans l'application dédiée, suivi des stages, campagnes d'admission, sessions d'examens, demandes de réorientation, d'équivalences...).
• Centraliser la préparation puis organiser la diffusion des calendriers annuels des formations, du règlement spécifique des études, etc...
• Préparer les compositions de jurys et des commissions d'admission des étudiants
• Superviser la gestion des contrôles, concours et examens, jurys
• Instruire les décisions d'aménagements.
• Gérer les recours et les demandes de césure des étudiants
• Établir, en lien avec les personnes concernées, les statistiques liées au suivi des groupes d'étudiants.

Être référent de l'application OSE (Organisation des Services d'Enseignement).

• Après une formation dispensée par la Direction des ressources Humaines, accompagner et coordonner l'action des gestionnaires OSE.
• Être à l'interface avec le service RH enseignants de l'UJM.
• Informer les enseignants et gérer les situations particulières en lien avec le responsable administratif et la direction.

Assurer la responsabilité hiérarchique de l'équipe de gestionnaires

• Participer au recrutement des agents du service et veiller à l'intégration des nouveaux collaborateurs.
• Veiller à la bonne exécution des tâches confiées à chaque agent (qualité et délai).
• Organiser les plannings de l'équipe dans le respect de la continuité de service.
• Animer les réunions d'équipe et les points réguliers avec les référents thématiques et filières.
• Accompagner la mise en œuvre de nouveaux processus et procédures.
• Anticiper les difficultés, gérer les conflits et résoudre les problèmes.
• Conduire les entretiens professionnels annuels et participer à l'élaboration du plan de formation qui en découle.

Servir de relais, d'interface entre, le pôle Formation et la direction administrative et pédagogique de la faculté, et les services centraux de l'Université

• Transmettre l'information et veiller à l'application de la règlementation, des directives et consignes.
• Représenter le service ou la composante dans les réunions spécifiques « scolarité ».
• Coordonner, centraliser des données pour la préparation des instances.
• Communiquer sur les activités et les difficultés avec le responsable administratif et la direction.
• Proposer des axes d'amélioration dans le fonctionnement du service

Profil Savoirs et savoir-faire :

• Maîtriser et assurer une veille réglementaire et appliquer les procédures dans les domaines de la scolarité et de la gestion des ressources humaines enseignants
• Faire preuve de méthodologie et de réactivité
• Savoir gérer les priorités
• Savoir utiliser les outils bureautique (Word, Excel, etc.)
• Maîtriser les outils métiers après formations dispensées par les services centraux
• Savoir rendre compte de son travail à sa hiérarchie
• Maîtriser l'offre de formation de la composante
• Comprendre l'organisation et le fonctionnement de l'Université et de la composante
• Savoir manager une équipe

Savoir-être :

• Faire preuve d'adaptabilité notamment en périodes de pics d'activité
• Veiller à la confidentialité des informations et des données
• Faire preuve de rigueur
• Savoir travailler en équipe et collaborer et disposer de qualités relationnelles
• Savoir gérer son temps et les priorités
• Avoir le sens du service public et une grande qualité d'écoute