Assistant.e administratif.ve

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps non complet, 17h30 hebdomadaire

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Calcul selon expériences

Descriptif de l'emploi

Description de l’environnement de travail et du contexte:

L’Agence Régionale de la Biodiversité de Nouvelle-Aquitaine est un établissement public de coopération environnementale fondé par la Région Nouvelle-Aquitaine et l’Office Français de la Biodiversité. L’Agence a pour objectif de renforcer l’action publique en matière de valorisation et de mise à disposition des connaissances sur la biodiversité et la ressource en eau, d’améliorer la coordination des initiatives publiques et d’accompagner les porteurs de projet en faveur de ces thématiques.

L’action de l’Agence se déploie sur l’ensemble du territoire régional, à ce titre, la mise en œuvre du Programme d’actions chaque année dépend de dotations et subventions de partenaires financiers. Chaque dépense et chaque ligne budgétaire doit être détaillée et justifiée.

Missions / conditions d'exercice

Missions et activités principales:

Secrétariat général de l’ARB:
• Gérer l’accueil physique et téléphonique
• Tenir quotidiennement à jour la boite mails générique de l’Agence avec transmission aux interlocuteurs adéquates
• Récupérer le courrier postal, l’enregistrer et le traiter – Assurer les départs courrier
• Préparer des courriers administratifs
• Assurer le suivi des abonnements et des adhésions
• Organiser et assurer les démarches relatives à l’archivage des documents administratifs papiers, en lien avec les archives départementales et le CDG (archiviste)

Moyens généraux :
• Consommables / fournitures de bureaux / matériel d’entretien : Assurer la tenue des stocks et les commandes de fournitures de bureaux et petit équipement, passation des commandes aux fournisseurs, ainsi que la réception et distribution des produits dans les services, gérer les stocks des produits d’entretien et des fournitures administratives
• Assurer le suivi des réservations de véhicules auprès des prestataires
• Récolter, traiter et suivre les incidents/besoins matériels liés aux locaux (lien avec les artisans)
• Participer à la construction d’appels d’offres relatifs aux ressources administratives le cas échéant
• Exécuter les tâches relatives à la mise à jour des contrats d’assurance
• Assurer le suivi des relations avec le prestataire en charge de l’entretien des locaux

Assister la direction de l’établissement :
• Préparer les actes administratifs et mettre en œuvre le processus de signature et de transmission de ces actes (délibérations, arrêtés) et la bonne tenue des registres et des tableaux des décisions
• Participer à l’organisation des instances : préparation et transmission des invitations, relances, organisation des réunions, lien avec les partenaires, mise à jour des listings et des fichiers des administrateurs et des autres instances (CA, comité des financeurs, comité d’orientation notamment)
• Participer aux conseils d’administrations (environ 4 par an), rédiger les compte-rendu / PV
• Assister la direction dans les besoins relatifs au bon fonctionnement interne (outils de travail, cohésion, temps d’échanges internes, etc.)
• Etablir le planning des entretiens professionnels et préparer les convocations

Soutien administratif à la gestionnaire RH et budgétaire :

Manifestations / évènementiels :
• Faire des demandes de devis auprès de prestataires préalablement sélectionnés par les services organisateurs et les transmettre à la direction
• Procéder aux réservations de salle (préalablement repérées par le service organisateur) et aux formalités administratives afférentes
• Effectuer la déclaration auprès de notre compagnie d’assurance
• Assurer le suivi auprès des services organisateurs

Le cas échéant, en l’absence prolongée de la gestionnaire RH et budgétaire, réaliser la paye des agents.

Profils recherchés

Compétences requises:

- Savoirs :
• Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et fonctionnement d’un EPCE
• Utiliser un logiciel de comptabilité (cosoluce)
• Connaître et s’approprier les règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique

- Savoir-faire :
• Maîtriser l’utilisation des outils bureautique et outils métiers,
• S’organiser et gérer les priorités, assurer le suivi des sujets et alerter sa hiérarchie en cas de besoin,
• Savoir gérer et se conformer aux processus de gestion,
• Savoir rechercher les informations nécessaires au traitement d’un dossier

- Savoir-être :
• Qualités relationnelles : sociabilité, écoute, ouverture d’esprit, savoir générer de la confiance,
• Adaptabilité, réactivité, organisation, autonomie et rigueur
• Capacité à travailler en équipe, en transversalité
• Sens du service public
• Discrétion professionnelle

Relations hiérarchiques:
L’assistant.e n’assure pas d’encadrement hiérarchique.
Le poste est placé sous l’autorité hiérarchique de la directrice de l’établissement. Ce poste comprend un lien fonctionnel avec la gestionnaire RH et budgétaire.

Relations fonctionnelles internes et externes:
Relations régulières interne avec la direction, la gestionnaire RH et budgétaire, les responsables de pôle et l’équipe.
Relations régulières externes avec le public, les fournisseurs, partenaires.

Niveau de formation attendu: BAC à BAC+2

Expérience de 2 ans minimum dans une administration publique territoriale exigée