Assistante de direction et agent d’accueil social

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

LE CCAS de BASSENS recrute dans le cadre d'un remplacement un(e) Assistant(e )de direction et agent d’accueil social pour :
-Assurer le secrétariat général et le suivi de la comptabilité de la plateforme
-Accueillir et renseigner le public de la plate-forme de Services Publics
-Identifier les demandes et orienter vers les services ou organismes compétents
-Accompagner dans les démarches administratives initiales

Missions / conditions d'exercice

Veiller au bon fonctionnement technique, administratif et financier du service :

- Travailler en collaboration avec la Direction sur la mise en œuvre des orientations en cohérence avec le programme municipal
-Assurer la mise en place et le suivi des projets en cours
- Mettre en place des procédures pour faciliter l’accès aux différents logiciels et techniques de travail
- Faciliter l’utilisation du logiciel ELISSAR par des mises à jour et améliorations fréquentes en lien avec le SAV
- Gérer le courrier « arrivée » avec le logiciel BL POST OFFICE
- Réaliser la gestion administrative des conseils d’administration du CCAS et commissions solidarité
- Procéder à la validation dématérialisée des actes administratifs avec le logiciel FAST
- Assurer le suivi de demande de financement
- Gérer le suivi de la comptabilité de la plateforme (réalisation de bons de commande, gestion et classement des factures)
- Assurer le suivi budgétaire de la plateforme (mise à jour des tableaux de suivi et points budget réguliers)
- Travailler la préparation budgétaire en collaboration avec la directrice et les finances
- Assurer la gestion des régies d’avances et de recettes
- Etablir des statistiques selon les besoins du service
-Gérer les listings et mise en place des colis et repas des séniors en collaboration avec l’équipe
- Mettre en page le bilan d’activité annuel
- Rédiger les comptes rendus de réunions de service
- Etablir un bon relationnel avec les prestataires et les autres services de la mairie
- Gérer le courrier des domiciliés
- Gérer l’archivage

Accueillir, renseigner, informer le public :

- Accueillir physiquement et téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics
- S’adapter en fonction de tous les interlocuteurs
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Gérer les éventuelles situations de tension ou de crise et réagir avec pertinence dans les situations d’urgence
- Prendre et/ou organiser les rendez-vous des agents de la plateforme ainsi que des permanences
- Assurer l’accueil et l’information du point relais CAF,
- Distribuer le courrier des personnes domiciliées,
- Etre l’intermédiaire entre le public et les différents professionnels de la plateforme

Identifier les demandes et orienter vers les services ou organismes compétents :

- Comprendre la demande, identifier la nature et le degré d’urgence et orienter les personnes vers les services concernés
- S’assurer que les personnes orientées soit en mesure d’accéder aux services identifiés
- Renseigner les demandeurs sur l’organisation et le fonctionnement des services
- Identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l’information

Accompagner dans les démarches administratives ou numériques initiales :

- Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l’ouverture d’un dossier administratif
- Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet
- Intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes

Activités secondaires :

- Participer aux réunions de Pôle et de service
- Participer aux réunions d’information du point relais CAF,
- Participer aux analyses de pratique mensuellement
- Mettre en place des expositions thématiques dans l’espace accueil,
-Gérer l’espace et la documentation à l’accueil (salle d’attente, information affichée, distribuée…)

En l’absence du binôme :

- Suppléer les activités principales du binôme absent

Profils recherchés

Techniques :

- Identification et qualification des demandes sociales
- Accompagnement dans les démarches administratives et numériques
- Adaptation de l’accueil au public de l’action sociale
- Soutien aux usagers pour l’utilisation du PC en libre-service
- Prise en charge des stagiaires situés à l’accueil
- Actualisation permanente de l’évolution tarifaire et juridique des prestations
- Maîtrise des logiciels Microsoft office
- Maîtrise du logiciel ELISSAR
- Maîtrise du logiciel FAST
- Maîtrise du logiciel SAP Business Objects
- Maitrise du logiciel BL POST OFFICE
- Connaissances des méthodes d’archivage
- Maîtrise des règles de la langue française
- Maîtrise du logiciel Back Office Services

Relationnelles :

- Qualité d’écoute, d’évaluation de la demande, d’orientation
- Goût du travail en équipe et en partenariat
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Savoir gérer les conflits
- Sens du travail en équipe
- Volontaire
- A l’écoute
- Bonne aisance orale

Savoir-être :

- Ponctuel
- Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle
- Bonne présentation
- Agir avec courtoisie et politesse
- Sens du service public
- Adaptabilité
- Capacité d’accueil, d’écoute et dialogue
- Patience
- Grande disponibilité
- Capacité d’initiative
- Etre réactif et savoir organiser son temps de travail
- Méthodique
- Rigoureuse
- Bonnes qualités rédactionnelles
- Savoir faire preuve d'initiatives, d’adaptation, d’autonomie et de polyvalence

Diplômes requis :

- Niveau requis V et plus, connaissance domaines social et administratif

Formations et qualifications nécessaires

- Maîtrise de logiciels spécifiques et formation en lien avec l’activité du poste